Общество с ограниченной ответственностью риэлторское агентство «Недвижимость+» - одно из крупнейших в г. Магнитогорск.
Специализируясь на продаже, покупке и аренде квартир в Магнитогорске, АН «Недвижимость+» стремится к лидерству среди других риэлторских компаний уральского региона, к повышению рейтинга продаж, расширению клиентской базы, предоставляя потребителям качественные услуги и достойное обслуживание.
Основными бизнес-процессами являются:
− работа с клиентами;
− оформление документов для купли-продажи и сдачи в аренду объектов недвижимости;
− оказание юридического обслуживания;
− учёт финансовой деятельности агентства недвижимости.
На Рисунке 1 представлена организационная диаграмма ООО АН «Недвижимость+».[1]
Рисунок 1 – Организационная структура АН «Недвижимость+»
Для дальнейшего рассмотрения были выбраны процессы оформления продажи и аренды объекта недвижимости.
При заключении сделки оформляется пакет сопроводительной документации:
− договор продажи/аренды;
− акт приема-передачи помещения;
− документы на недвижимое имущество.
Для рассмотрения процесса оформления аренды и продажи объекта недвижимости, были созданы модели eEPC (as-is) (Рисунок 2, Рисунок 3), представленные ниже.[2]
В результате обследования предметной области и анализа построенных диаграмм были выявлены основные недостатки бизнес-процессов и существующей системы:
− дублирование информации в системе;
− вероятность ошибок при составлении документации;
− большие затраты времени на составление и ведение документации;
− большие затраты времени на обслуживание клиентов.
Для устранения этих проблем было принято управленческое решение: разработать АИС, представляющую собой интернет-приложение, которое предоставляет возможность электронного документооборота, поиска объектов недвижимости по требованиям клиента, формирования отчетности.
Рисунок 2 – Диаграмма eEPC (as-is) бизнес-процесса «Оформление аренды»
Рисунок 3 – Диаграмма eEPC (as-is) бизнес-процесса «Оформление продажи»
Бизнес – цель 1. Уменьшить среднее рабочее время каждого сотрудника на обслуживание клиента при поиске объекта недвижимости, соответствующего его требованиям до 20 минут в течение 3 месяцев после первого выпуска АИС.
Бизнес – цель 2. Уменьшить времени клиента для оформления договора не более 1 часа с учетом двух возможностей: сетевого обслуживания и непосредственного контакта с клиентом в течение 3 месяцев после выпуска системы.
Бизнес – цель 3. Увеличить число продаж на 50% в течение 3 месяцев после первого выпуска информационной системы.
Критерий успеха 1. Все сотрудники агентства недвижимости должны в течение 2 месяцев после первого выпуска системы перейти на работу с АИС.
Критерий успеха 2. Выявление новых источников (увеличение на 50%) прибыли за счет поиска новых каналов продаж в течение 12 месяцев после запуска ИС.
Фактор бизнес – риска 1. Введение новых форм обслуживания клиентов зависит от уровня информатизации организации. Не все филиалы организации готовы к новой форме обслуживания. Вероятность = 0,5.
Фактор бизнес – риска 2. Не все сотрудники готовы к работе с новой АИС. Потребуются финансовые и временные ресурсы на обучение персонала. Вероятность = 0,6.
Фактор риска 3. Возможна реструктуризация отдела продаж и изменение функций сотрудников отдела продаж. Вероятность = 0,3.
Для клиентов ООО АН «Недвижимость+» новая АИС управления продажами и арендой недвижимости будет представлять собой Интернет-приложение, позволяющее ознакомиться с АН, получать услуги и взаимодействовать с агентом, не выходя из дома. Для сотрудников отдела продаж АИС будет представлять собой приложение, предоставляющее информацию о наличии объектов недвижимости, сопутствующих им документам, а также возможность формировать счет на оплату услуг и отправлять информацию в отдел договоров о выполнении заказа. Для отдела оценки и аналитики предприятия АИС будет представлять собой приложение, которое готовит аналитические отчеты о продажах.[3]
К пользователям АИС «Недвижимость+»:
− клиент,
− сотрудник отдела продаж, обслуживающий клиентов,
− руководитель отдела продаж,
− руководитель отдела оценки и аналитики.
Основные функции
Основные функции 1. Создание, просмотр, изменение и удаление текущей номенклатуры (прайс-лист «Недвижимость+»).
Основные функции 2. Предоставление бланка-заказа на предоставление услуг клиенту, прием бланка-заказа от клиента.
Основные функции 3. Запрос о наличии объекта недвижимости.
Основные функции 4. Подбор объектов недвижимости по требованиям клиента.
Основные функции 5. Просмотр сопутствующих документов к объекту недвижимости.
Основные функции 6. Формирование справки-счета на оплаченный товар.
Основные функции 7. Изменение в АИС записи после продажи объекта недвижимости.
Основные функции 8. Запрос на предпродажную подготовку объекта недвижимости.
Основные функции 9. Создание сообщения в отдел договоров о продаже.
Основные функции 10. Создание и выдача текущих и аналитических отчетов.
Предположения и зависимости
Предположения и зависимости 1. В отделе продаж будут установлены компьютеры, подключенные к сети интранет. Сеть интранет будет иметь выход в сеть Интернет.
Предположения и зависимости 2. Клиенты АН «Недвижимость+» будут оснащены компьютерами, имеющими выход в Интернет.
Ограничения и исключения
Ограничения и исключения 1. Некоторые клиенты не будут иметь доступа в Интернет и будут обслуживаться АИС непосредственно через сотрудника отдела продаж.
Ограничения и исключения 2. ИС будет применяться только для ООО АН «Недвижимость+».
Разработка и внедрение АИС помогут:
- Устранить ошибки при формировании документов, а также дублирование информации;
- Сократить время на оформление договора об оказании услуг и подбор объектов недвижимости по требованиям клиента;
- Сократить время на передачу документации, как внутри организации, так и между клиентами;
- Сократить количество ошибок при работе с информацией, благодаря оперативному обновлению и добавлению в ИС.
Ниже представлена модель вариантов использования проектируемой системы Use-Case.[5]
Рисунок 4 – Модель Use-Case АИС "Недвижимость+"
Помимо документа о вариантах использования были созданы формы интерфейса разрабатываемой АИС на основании требований к ней.
Целью статьи являлось предпроектное обследование агентства недвижимости «Недвижимость+».
В ходе предпроектного обследования были определены цели и предмет исследования. созданы организационная диаграмма, описание бизнес-процессов. Были построены диаграммы eEPC (as-is) и (to-be) и определены места падения производительности, принято управленческое решение и определены бизнес-цели и задачи автоматизированной информационной системы «Недвижимость+».[4]