Сегодня мы живем в эпоху информационного общества. Все виды деятельности сопровождаются огромными объемами информации. В первую очередь это касается бизнес-деятельности. Информации так много, что зачастую сложно выбрать нужную, или ту, что соответствует действительности. При этом если будет допущена какая-то ошибка, то предприятие будет нести существенные убытки. Поэтому необходимо организовать грамотную систему по отбору, систематизации и анализу используемой информации. Таковой является корпоративная информационная система предприятия (КИС).
Обратимся немного к теории. Корпоративная информационная система предприятия – это информационная система предприятия, построенная на аппаратно-технических средствах, служащая для информационного обеспечения бизнеса[2]. Данная система включает в себя компоненты хранения, передачи, анализа и обработки данных. КИС может применяться в самых различных аспектах деятельности предприятия: управления финансами, закупками, персоналом и т.п[1]. Преимуществом данной системы является ее гибкость и адаптируемость, так как она может подстраиваться под потребности любого предприятия. Ее применение снижает в первую очередь издержки, связанные с риском неопределенности, что на современном этапе очень важно для предприятий. Поэтому КИС является сегодня необходимым компонентом системы управления организацией.
Но просто знать об этой системе мало, ее нужно построить в своей организации. Тут руководства компаний сталкиваются с проблемой все той же неопределенности: как это осуществить. Существует множество способов построения, и трудно найти верный. Проанализировав различные источники, нами была создана методика построения КИС, подходящая абсолютно под любое предприятие.
Первый шаг, с которого начинается построение – это изучение и анализ своего бизнеса. Здесь нужно в первую очередь ответить на следующие вопросы:
- какие бизнес-процессы в первую очередь будет обеспечивать КИС?
- в каких информационных продуктах нуждается бизнес?
- что бизнес хочет получить от внедрения КИС?
- какие имеются средства для внедрения КИС[4]?
Самым главным является второй вопрос, так как именно от ожиданий бизнеса по поводу системы будет зависеть, будет ли она эффективна. Так же на данном этапе необходимо построить общую схему предприятия и схему информационных потоков. Эти схемы помогут понять, где внедрение КИС необходимее всего. Далее нужно спрогнозировать возможные изменения в бизнесе, которые могут повлечь за собой изменения в информационной системе. Потом необходимо оценить уровень информационной безопасности в компании. После всестороннего анализа необходимо определиться с бюджетом, который может быть выделен на все работы. Так же желательно сформировать «группу внедрения», состоящую из работников различных отделов, которая будет заниматься вопросами внедрения КИС на предприятии.
Следующий шаг – создание непосредственного проекта корпоративной информационной системы. На данном этапе происходит тесное взаимодействие компании заказчика с компанией исполнителем, в ходе которого решается, какой будет будущая КИС[6]. Здесь нужно решить следующие вопросы:
1) Какой тип КИС выбрать. Решение зависит от специфики деятельности предприятия и вида информации, с которой оно работает. Это могут быть как закрытые, так и открытые системы, системы советующего характера и системы принятия решений. Здесь наиболее не лишним будет обращение к предприятию-исполнителю за консалтингом бизнеса, в ходе которого специалистами будет найден наиболее подходящий тип системы;
2) Выбрать типовое решение или сделать заказ индивидуального. Тут все зависит от решения заказчика. Следует только сказать, что выбирать уже готовое типовое решение целесообразно в тех случаях, когда предприятие занимается деятельностью по выпуску массовой стандартизированной продукции, и от КИС нужно лишь автоматизировать процессы информационного обмена и создания отчетности. Если же предприятие занимается оказанием услуг, выпуском малосерийной или заказной продукции, то лучше оформить заказ индивидуальной КИС. Это выйдет подороже, но зато будет максимально отвечать потребностям бизнеса.
Далее заказчик вместе с исполнителем должен обговорить все особенности создаваемой системы. Нужно точно определить все требования к системе со стороны бизнеса. Далее нужно решить, какие необходимы компоненты системы, например, какие нужны базы данных. Следует так же определить, какие данные будут являться первичными и основными в КИС[3]. После нужно решить такие технические вопросы, как: как будет вестись проектирование системы, будет ли разрабатываться прототип, какое будет программно-техническое ядро. Обговариваются сроки работ, финансирование, как будет проходить внедрение, услуги по сопровождению. Кроме того, необходимо обсудить, какие средства информационной безопасности будут применяться. После, как проект КИС будет согласован, заказчик должен передать исполнителю всю необходимую информацию, нужную для проектирования.
Третий шаг - выполнение собственно проектирования. Здесь исполнитель проводит проектирование и тестирование КИС в соответствии с проектом, утвержденным заказчиком. Здесь важно тесное взаимодействие двух сторон, чтобы своевременно выявить все отклонения или ошибки, либо внести необходимые корректировки[6].
В то время, как компания исполнитель проектирует КИС, на предприятии заказчике целесообразно разработать стратегию и политику обеспечения информационной безопасности в будущей системе. Здесь выделим следующее этапы[5]:
- проведение структурирования информации по ее важности и закрепление типа каждого вида информации (закрытый, ограниченного доступа);
- определение прав доступа к каждому виду информации;
- определение способов защиты для каждого вида информации. В основном большая часть работ по данному шагу была выполнена ранее, на стадии обсуждения проекта КИС, здесь необходимо определить административные и т.п. методы защиты;
- определение ответственности за нарушение информационной безопасности, ответственных лиц, порядок контроля за соблюдением принятых норм.
После того, как корпоративная информационная система готова и прошла все стадии тестирования, исполнитель передает ее компании-заказчику и начинается следующий шаг - внедрение КИС на предприятие. Сначала система развертывается на предприятии. Это делается специалистами компании-исполнителя. Все необходимые элементы системы (базы данных, программное обеспечение) загружается на компьютеры предприятия-заказчика. Далее специалисты заказчика должны провести настройку прав доступа к всем видам данных, а так же провести отладку программных приложений. После этого, перед непосредственным вводом в эксплуатацию, нужно обучить всех пользователей работе с внедряемой системой. Для этого необходимо провести следующий комплекс действия:
1) Выбрать ответственных от каждого отдела. Это будут люди, которые обучат своих коллег по отделу обращению с КИС. Если предприятие небольшое, то можно проводить обучение сразу всех пользователей, если крупное, то логичнее обучить отдельных представителей, которые потом обучат остальных. Так будет легче и экономнее по времени;
2) Обозначить график прохождения обучения;
3) Провести непосредственное обучение пользователей. Данный этап обычно длится от 1 до 3 месяцев. Представители компании исполнителя должны обучить всех выбранных ответственных пользователей основам использования КИС: порядку авторизации, основному функционалу. Так же необходимо обучить действиям при возможных неполадках и сбоях, особенно когда не требуется помощь специалистов.
После окончания обучения корпоративная информационная система вводится в эксплуатацию на предприятии. На этом процесс проектирования и создания КИС не заканчивается. Бизнес предприятия находится в постоянном движении, так же как и окружающая его внешняя среда, так что информационные потребности фирмы все время меняются. Поэтому процесс создания КИС - это постоянный динамический процесс. После внедрения за системой необходимо постоянно следить, своевременно обновлять, дополнять. Большая часть данных действий будет выполняться комплексом услуг по сопровождение, который обговаривался заранее. Но и кроме того, необходимо выполнять следующие действия для сохранения работоспособности КИС:
1) Работники предприятия должны бережно относиться к оборудованию системы;
2) Необходимо избегать лишних чрезмерных нагрузок на систему;
3) Необходимо своевременно уведомлять техническую службу предприятия поставщика или своего предприятия о возникших серьезных проблемах и сбоях;
4) Своевременно принимать решения о необходимости обновления системы, внесения дополнений или решения о ненужности какого-либо компонента системы.
Выполнение вышеописанного комплекса действий поможет повысить эффективность внедренной системы и снизить все риски от ее использования.
На этом описание методики построения корпоративной информационной системы, подходящей для любого типа предприятия, заканчивается. Как можно было видеть, выполнение всего комплекса действий требует усилий групп специалистов и достаточного периода времени. Кроме того, необходим грамотный подход к решению задач и всесторонний анализ всех факторов. Именно это - слагаемые успеха при построении КИС. Только так можно снизить все издержки и повысить эффективность и работоспособность.