В последние годы государственное управление сталкивается с рядом проблем, касающихся организации делопроизводства и организации электронного документооборота (далее - ЭДО) как инструмента повышения эффективности управленческих процессов и разрешения рутинных проблем сотрудников госаппарата. Введение систем электронного документооборота (далее - СЭД) в свое время значительно упростило решение многих задач управленческого процесса, однако полная интеграция СЭД в госсектор еще не является завершенной, а усложнение управленческих взаимосвязей служит очагом возникновения новых проблем работы с документацией, обращениями граждан, взаимодействия с коммерческим сектором, государственно-частным партнерством и тд.
Решением данных проблем на ряду с использованием платформ программируемого интерфейса пользователя, интеграционных систем для взаимодействия с гражданами и бизнесом служит разработка и внедрение модуля искусственного интеллекта (далее – модуль ИИ), которые отвечают требованиям и целям «Национальной стратегии развития искусственного интеллекта на период до 2030 года», утвержденной Указом Президента РФ от 10.10.2019 года № 490 [1, с. 401]. Более того, в настоящий момент Российская Федерация рассматривает возможности комплексного внедрения модуля ИИ в СЭД в качестве инструмента автоматизации основной массы управленческих процессов, что позволит значительно сократить расходы государства на кадровое обеспечение, обработку информации, составление отчетности и организации архивного дела.
По данным одного из крупнейших поставщиком программного обеспечения для бизнеса и государства – «ЭОС» - использование СЭД и модулей ИИ значительно возросло за последние годы, что возможно отразить в количестве решений ИТ-рынка и числа пользователей их внедривших – более 7000 клиентов по Российской Федерации (Рис.1)
 |
Рис. 1 Процентное соотношение клиентов СЭД и ИИ по уровням власти в РФ [2].
Исходя из приведенных данных важно отметить, что использование СЭД и модулей ИИ является динамичной структурой изменения спроса на рынке ИТ-решений РФ, где большая доля приходится на государственный сектор, а именно на органы муниципального администрирования и учреждения муниципальной формы образования. Однако решения на базе ИИ на федеральном и региональном уровне имеют несколько иные задачи, чем на местном уровне – это связано с характером деятельности органов государственной власти и их численным меньшинством по отношению к органам местного самоуправления. Хотя перспективы широкого внедрения модулей ИИ для СЭД актуальны как в первом случае, так и во втором.
Перспективы внедрения искусственного интеллекта определяются качественно новым подходом к организации ЭДО – все дело в принципах работы ИИ, заключающихся в сочетании и использовании большого объема данных и возможности быстрой, итеративной обработки потоков и модулей данных на основе обучающихся алгоритмов, что определяет множество закономерностей и путей работы с данными, а именно их считыванию, реагированию, систематизации, ответной реакции системы и многое другое [3, с. 316]. Так, искусственный интеллект применим в работе с большими объемами информации, электронно-библиотечными системами, поисковыми запросами, обращениями и архивным делом. На счет возможностей модуля ИИ в СЭД высказались эксперты СЭД «Тезис» (одного из лидеров рынка технологий электронного документооборота): «Разработка модуля ИИ сможет вывести автоматизацию на совершенно новый уровень» [4]. Более подробно эту тему раскрыли эксперты и аналитики ЭОС и Tadviser в исследовании возможностей модуля ИИ как способа автоматизации управленческих процессов [5, табл. 1].
Таблица 1.
Возможности технологии искусственного интеллекта в системах электронного документооборота.
|
Компонент модуля ИИ |
Возможности СЭД |
|
Регистрация событий |
Выявление и фиксирование каждого события пользователя (вплоть до клика) позволяет системе самообучаться и выявлять процессы, которые способны к полной или частичной автоматизации. |
|
Работа с макросами |
Программируемый интерфейс пользователя позволяет ему составлять команды системе, на основании чего происходит их структуризация и автоматическое исполнение (заполнение карточки документа, его регистрация, перевод по подразделениям, списание и тд.) |
|
Анализповедения пользователя в системе |
На основании поведения пользователя система будет предлагать или создавать макросы, которые будут включаться автоматически, перенимая на себя большую часть рутинной работы, учитывая специфику пользователя в системе и его роли. |
|
Модели машинного обучения |
Обучение нейросетей будет происходить как на ретроспективных данных, так и в реальном времени, что позволит оценивать вариантность действия каждого пользователя в той или иной ситуации, а также принимать важные решения. |
Кроме этого модуль ИИ способен проводить семантический анализ текстов, систематизировать документы, папки и организовывать автономное движение данных по настроенным потокам [6, с. 537].
Современная практика внедрения модуля ИИ очерчивает положительную тенденцию к автоматизации управленческих процессов, несмотря на сложности законодательного регулирования данной области для государственного сектора. Так, компания «ЭОС» в Ростовской области в рамках СЭД «ДЕЛО» в 2023 году представила технологию искусственного интеллекта для работы с жалобами в сфере ЖКХ на основе самообучающихся нейросетей. Главной задачей модуля ИИ была текущая обработка жалоб граждан, их классификация и подготовка полнотекстовых ответов, соответствующих государственным образцам. Участниками такого «пилотного» проекта была протестирована умная классификационная нейросетевая модель обращений в СЭД «ДЕЛО» по 25 категориям, задача которой: рубрицирование обращений, отбор обращений по тематике «ЖКХ» и назначение исполнителей. После обучения нейросети система ИИ обработала 331 тестовое обращение, поступившее через электронную приемную в управление по работе с обращениями граждан (УРОГ) области и в Министерство ЖКХ. Точность разбора составила почти 80% – результат впечатляющий, особенно с учетом того, что дальнейшее обучение нейросети может его улучшить [7].
В настоящий момент, согласно озвученному решению министра цифрового развития, информационных технологий и связи Евгения Полуянова, обработка обращений граждан в СЭД «ДЕЛО» производится с использованием модуля ИИ на основе обучения нейросетей, и, результаты данной работы определены более, чем успешными [7]. Такое нововведение по оценке специалистов ЭОС значительно улучшит качество обработки обращений в сфере ЖКХ Ростовской области, сведет к минимуму временные затраты персонала на выполнение рутинной работы и позволит автоматизировать распределение обращений по категориям.
Таким образом, модуль искусственного интеллекта в СЭД является будущим государственного управления. Перспективы широкого распространения технологии формируют новые тенденции развития СЭД в РФ в рамках управления ключевыми процессами государственного сектора. Повышение эффективности взаимодействия государства, граждан и бизнеса, автоматизация 90% рутинных процессов, нейросетевые технологии обучения, работа с большими данными и макросами – все это позволит качественно улучшить организацию электронного документооборота в органах государственной власти и на местном уровне, а также расширить функциональность и системность работы с потоками данных.