В настоящее время происходит активный переход разнообразных процессов в электронный вид. Появляются новые информационные технологии, которые охватывают все аспекты экономики и не только. Компании внедряют в свои бизнес-процессы системы электронного документооборота (СЭД), которые во многом упрощают и ускоряют производительность работником, повышая эффективность предприятия. Данные системы постоянно совершенствуются, разрабатывают новые модули и предлагают обновленные сервисы.
Для предприятий, работающих с различными проектами, актуально развитие и совершенствование процессов их управления. Общая эффективность подобных компаний зависит от грамотного выполнения каждого из проектов, на которые могут влиять различные факторы, усложняя процессы управления. Такая ситуация вызывает необходимость разработки инструментов для управления проектами в составе СЭД. Автоматизированная система управления проектами – это программный инструмент, который переводит различные аспекты управления в цифровой формат, упрощая и оптимизируя весь процесс. Они могут интегрироваться с другими инструментами и системами, такими как CRM или ERP-системы, для обеспечения бесперебойного потока данных и совместной работы между различными подразделениями.
Важно отметить, что вопросы использования систем электронного документооборота законодательно регламентируются. Несмотря на то, что единого закона об электронном документообороте нет, СЭД регулируется нормативно-правовыми документами– Налоговым (статья 93 и 169) [1] иГражданским (статьи 160 и 432) кодексами [2], федеральными законами, постановлениями правительства, приказами ФНС. Они разъясняют общий порядок применения безбумажного делопроизводства дляразных сфер деятельности. Из Федеральных законов отметим №63-ФЗ «Обэлектронной подписи», который является одним изсамых значимых дляэлектронного документооборота [3].
Вопросы изучения инструментов управления проектами на базе СЭД поднимаются многими специалистами. В соответствующих модулях СЭД и интеграционных решениях заинтересованы все основные пользователи, которые на основе своего опыта и прогнозах развития постоянно исследуют данную тематику. Разработчики СЭД стремятся удовлетворить выросший спрос на автоматизированные системы управления проектами, включая в свои СЭД данные функции или создавая отельные платформы.
Внедряя системы электронного документооборота и используя ее возможности для управления организацией, совместной работы, автоматизации, безопасности и поиска, компании могут повысить эффективность проекта, уменьшить количество ошибок, улучшить коммуникацию и обеспечить его успех. Система электронного документооборота автоматизирует рабочие процессы проекта: утверждения документов, циклы проверки и назначение задач. Это позволяет одновременно редактировать, комментировать и отслеживать изменения в общих документах, способствует эффективному сотрудничеству, уменьшает потребность в обмене электронной почтой и гарантирует, что все работают над последней версией документа. Таким образом, обобщая все преимущества цифровых систем управления проектами, стоит выделить основные цели и задачи, которые эффективно могут быть решены благодаря использованию данных сервисов, представим их на рисунке 1.
Рис. 1 – Цели и задачи автоматизации управления проектами
Многие специалисты известных СЭД компаний отмечают активную популярность запросов в требованиях заказчиков на включение в классическую систему функциональности управления проектами. Руководитель направления современных ECM- решений ЭОС [4] говорит о том, что интерес к внедрению модуля автоматизированной системы управления предприятием стабильно растет. Среди действующих и потенциальных заказчиков по этому решению – как органы исполнительной власти регионального уровня, так и коммерческие организации [5]. Таким образом, многие разработчики СЭД стремятся разработать и внедрить новые модули, которые будут выполнять функции по управлению проектами.
Директор ELMA [6] считает, что современные разработчики СЭД, которые выжили винтенсивной конкурентной борьбе, представляют рынку серьезные проверенные временем решения. У них есть аналитики ибольшая база клиентов– втакой среде вряд ли появятся слабые нежизнеспособные продукты. Построить же полноценные решения дляуправления проектами напарадигме СЭД, наего взгляд, очень сложно ввиду изначальных архитектур этих систем [7].
Хотя автоматизированные системы управления проектами предлагают множество преимуществ, при их использовании также могут возникать проблемы. Во время адаптации к новой системе возможны сложности у сотрудников в изучение программы, ошибки и беспорядок в документации. Большая зависимость от цифровых систем управления проектами означает, что любые технические проблемы могут существенно повлиять на ход реализации проекта. Помимо этого, внедрение и поддержание систем управления проектами может повлечь за собой значительные затраты. Решение этих проблем требует активного подхода, эффективного управления изменениями, постоянного мониторинга и оценки системы. Организациям необходимо грамотно и рационально подходить к внедрению данных сервисов, учитывая как положительные аспекты, так и отрицательные. Стоит в первую очередь убедиться в том, готова ли компания, ее инфраструктура и сотрудники к таким изменениям.
Несмотря на возникающие проблемы и риски при внедрении цифровых систем управления проектами, полученные компаниями преимущества преобладают над всеми недостатками. Организации стремятся использовать для процессов управления проектами функции и модули СЭД. В 2022 году компании столкнулись с массовым уходом зарубежных вендоров исложностью покупки дополнительных лицензий, это вызвало потребность в импортозамещении. В связи с этим на российском рынке с каждым годом увеличивается количество не только подобных модулей в системах, но и отдельных сервисов. Проанализируем в таблице 1, какие из предлагаемых платформ наиболее эффективные и востребованные в России.
Таблица 1
Сравнительный анализ российских систем управления проектами
|
Сервис |
Преимущества |
Недостатки |
|
Comindware |
- автоматизация бэк-офиса; - цифровизация ОЦО (общего центра обслуживания); - CRM-система; - ERP-система; - Service Desk. |
- стоимость и масштабность: для малого бизнеса Comindware подходит не всегда, а для микро-бизнеса не подходит совсем. |
|
Аспро.Agile |
- импорт из Jira, Trello, Confluence; - управление задачами и распределение их из бэклога по спринтам; - внутренняя база знаний для обмена опытом, внешняя — для клиентов; - встроенный мессенджер и групповые чаты; - автодействия в рабочих процессах. |
- небольшое количество интеграций и возможностей кастомизации. |
|
Bitrix24 |
- полная интеграция с другими сервисами «1С», часть платформы «1С: Предприятие»; - CRM, интернет-магазин, система управления задачами и ПО для автоматизации ключевых бизнес-процессов в одной оболочке; - очень широкий функционал. |
- сложная адаптация под нужды компании (понадобится для этого помощь специализированных центров «1С»); - система перегружена и может быть сложна для понимания. |
|
Мегаплан |
- доступность, простота установки; - отполированный базовый функционал; - упрощённое создание клиентских карточек; - возможность персональной кастомизации продукта под нужды компании; - удобное мобильное приложение. |
- не хватает продвинутой аналитики, при высоких нагрузках программа может подвисать, а для больших команд цена получается слишком высокой. |
|
Яндекс.Трекер |
- выдача и решение задач в реальном времени; - дашборды и статистика для наглядности и контроля за выполнением задач; - создание шаблонов для типовых задач и комментариев; - настройка напоминаний и призывов, которые направляются на e-mail. |
- плохая интеграция с бизнес мессенджерами; |
У каждой платформы есть сильные и слабые стороны. Очевидным лидером на российском рынке является компания «Comindware» [8]. Она считается самым продвинутым решение в сфере цифровизации управления бизнес-процессами. Платформа позволяет полностью трансформировать бизнес, пересматривая бизнес-модели и адаптируя под современные технологии. Однако данный сервис является идеальным вариантом для крупных компаний, с множеством процессов, проектов и функций. Организациям малого бизнеса стоит обратить внимание на другие аналогичные платформы. Независимо от выбранного сервиса самое главное – это грамотное внедрение системы управления проектами, которая действительно может послужить основой для цифровизации и оптимизации процессов управления внутри компании.
В заключение следует отметить, что внедрение цифровых систем управления проектами произвело революцию в том, как организации планируют, реализуют и контролируют проекты. Данные системы обеспечивают централизованную платформу для хранения проектной информации, оптимизации коммуникаций, автоматизации рабочих процессов и создания ценных данных для анализа и принятия решений. Они помогают в отслеживании задач в режиме реального времени, оптимизации распределения ресурсов и принятии решений на основе данных. Кроме того, сервисы по управлению проектами обладают масштабируемостью и гибкостью, гарантируя, что организации могут адаптироваться к меняющимся требованиям проекта и расширять свои возможности. Внедрение автоматизированного управления проектами является необходимостью в сегодняшнем быстро меняющемся и взаимосвязанном бизнес-ландшафте.