Сетевое издание

Международный студенческий научный вестник

ISSN 2409-529X

В настоящее время электронные системы решают многие вопросы управления бизнес-процессами. Традиционная обработка документов вытесняется новыми системами электронного документооборота (СЭД) и CRM-системами. К данным технологиям постоянно растет интерес как к средству решения насущных проблем бизнеса. Система электронного документооборота – это программный комплекс, предназначенный для организации, хранения и управления различными типами документов в электронном виде. СЭД является мощным инструментом для оптимизации и упрощения процессов обмена документами, повышения эффективности работы и снижения затрат на бумажные документы.

Внедрение системы электронного документооборота является сложным и многосторонним процессом. Законодательство РФ постоянно совершенствует Федеральные законы «Об электронной подписи» [1] от 06.04.2011 N 63-ФЗ и «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 N 149-ФЗ [2], а также другую нормативно-правовую базу, затрагивающую данную сферы.

Для того чтобы успешно внедрить СЭД необходимо с первых этапов контролировать все факторы, влияющие на это, а также проводить мониторинг элементов внедрения системы, которые могут сопровождаться разнообразными рисками. Исследование данных рисков и их минимизация считается актуальным направлением в изучаемой области. Уменьшение рисков при внедрении системы электронного документооборота имеет решающее значение для её успешной реализации. Рассматривая потенциальные риски и принимая соответствующие меры по их снижению, организации могут максимизировать преимущества СЭД.

На сегодняшний день специалисты всё чаще углубляются больше не в теоретические основы СЭД, а в практические, затрагивая недостатки и преимущества его внедрения. Основные темы научных публикаций и конференций – как реализовать систему электронного документооборота в той или иной сфере деятельности с использованием современных технологий. Исследователи расширяют область изучения проблем и рисков, с которыми могут столкнуться компании при автоматизации делопроизводства.

Электронный документооборот во многих аспектах выигрывает бумажный. СЭД имеет такие преимущества, как увеличение скорости расчетов, сокращение временных затрат на обработку и подписание документов, безопасность данных, удобство хранения и поиска информации, а также значительное сокращение финансовых расходов на обработку документов. Кроме того, СЭД часто интегрируется с другими бизнес-системами, такими как системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) или системы планирования ресурсов предприятия (ERP), что позволяет легко обмениваться документами и извлекать их на различных платформах.

Согласно информационному ресурсу TAdviser [3], многие компании, которые перешли на систему электронного оборота выделяют данные преимущества. Таким образом, менеджер проекта «1С:Документооборот» в компании «Кордиант» [4], отмечает положительные аспекты внедрения СЭД и акцентирует внимание на том, что целью проекта было не только повышение удобства и скорости работы с внутренними документами, но и снижение финансовых расходов, которые сократились на 30%, а трудозатраты сотрудников на работу с документацией – на 20% [5].

Помимо названных преимуществ система электронного документооборота также обеспечивает совместную работу с документами в режиме реального времени, позволяя нескольким пользователям работать над одним и тем же документом одновременно. Это устраняет проблемы с контролем версий и позволяет каждому получить доступ к последней информации. СЭД помогает сохранять целостность и структуру всех документов, снижая риск их потери, отслеживать изменения и демонстрировать соответствие во время аудита.

Директор пофинансовомуконтролю и общего центра обслуживания АО «СМЗ» [6], отметила, что Комплексная поставка «1С:Корпорация», ее максимальное использование и осмысление решений в применении к существующим процессам, вдохновили на различные идеи развития бизнес-процессов предприятия. Таким образом, АО «СМЗ» планирует продолжать сотрудничество с «1С-Рарус» на пути цифровой трансформации бизнеса [7].

Анализируя вышеприведенную информацию, можно сделать вывод, что система электронного документооборота предлагает множество преимуществ. Однако существуют потенциальные риски и проблемы, с которыми организации могут столкнуться при внедрении и использовании электронных систем. Принимая во внимание риски, у компаний будет возможность своевременно решать проблемы и обеспечивать более плавный переход.

Условно риски делятся на четыре группы: организационные, административные, субъективные и технологические. К организационным рискам можно отнести отсутствие четко сформулированных целей и задач проекта по внедрению СЭД, недостаточное планирование и изучение объекта автоматизации, недооценка важности некоторых этапов и несогласованность действий участников внедрения в процессе выполнения работ.

Недостаточное внимание высшего руководства к проекту, слабая вовлеченность работников компании и их загруженность в основной деятельности считаются административными рисками. Чтобы преодолеть это, важно рассказывать о преимуществах СЭД и проводить всестороннее обучение, чтобы сотрудники понимали, как эффективно использовать систему. Вовлечение сотрудников в процесс принятия решений может помочь заручиться их поддержкой.

Наиболее сложно управляемыми и прогнозируемыми рисками являются субъективные. Нередко у сотрудников встречаются личные причины сопротивления внедрения электронных систем. Они связанны с отсутствием желания обучаться новым способам работы. Персонал может опасаться того, что недостатки в работе станут более прозрачными, последуют санкции и увольнение неэффективных сотрудников. Также в российских компаниях, несмотря на развитие информационных технологий, работают сотрудники, у которых отсутствуют навыки использования ПК, из-за этого, прежде чем внедрять СЭД, приходится обучать персонал работе с компьютером.

Технологические риски связаны с недостаточной готовностью к новым методам, имеющейся в компании ИТ-инфраструктуры. Развертывание СЭД может столкнуться с такими проблемами, как системная интеграция, миграция данных или конфликты совместимости программного обеспечения. Важно оценить несколько вариантов СЭД, запросить демонстрационные или пробные версии, привлечь ключевых заинтересованных сторон к процессу принятия решений. Оценка конкретных потребностей организации и учет этих факторов помогут выбрать правильную систему, которая лучше всего соответствует требованиям.

Отсутствие нормативной базы и единых регламентов документооборота затруднит работу внедрения СЭД. Несовместимость или трудности объединения СЭД с другими системами приведут к неэффективности и сбоям в деятельности компании. Чтобы снизить эти риски, крайне важно провести тщательную оценку существующей инфраструктуры организации, привлечь ИТ-экспертов и провести тщательное тестирование перед полномасштабным внедрением системы. Важно отметить, что внедрение СЭД также включает в себя такие расходы, как лицензии на программное обеспечение, аппаратную инфраструктуру, обучение и текущее обслуживание.Организациям следует грамотно оценивать свои затраты и выгоды, чтобы добиться положительной отдачи от инвестиций.

Учет рисков при внедрении системы электронного документооборота имеет решающее значение для успеха проекта. Активно устраняя потенциальные риски, организации могут максимизировать преимущества СЭД и уменьшить воздействие негативных факторов. Представим на таблице 1 способы управления рисками и решения проблем при внедрении системы электронного документооборота.

Таблица 1

Управление рисками при внедрении СЭД

Принимая во внимания данные меры для минимизации рисков, организации могут смягчить потенциальные проблемы и повысить вероятность успешного внедрения СЭД. Это позволяет им добиться большей эффективности, безопасности документов и оптимизации рабочих процессов, что приведет к долгосрочным выгодам для организации.

Таким образом, процесс внедрения системы электронного документооборота не приведет к наилучшему результату без учета рисков. Добиться всех преимуществ СЭД возможно только при условии ее грамотного внедрения. Для этого необходимо анализировать и изучать все организационные, административные, субъективные и технологические риски. Преодоление и их минимизация будет достигнута с помощью привлечения грамотных экспертов, обучения и мотивации сотрудников, исследования существующей структуры компании, устранения всех ее недостатков и интеграции подходящей для нее СЭД. Такой подход позволит предприятию успешно внедрить систему электронного документооборота и получить максимальную отдачу от ее использования.