Одной из основных характеристик современного общества – динамичные изменения в условиях глобализации, которая приобрела цифровой характер, посредством ускорения и увеличения потоков данных и информации. Поэтому организации любой отрасли должны быть готовы к приспособленности и адаптации под изменчивые условия, ярким примером является переход компаний и властных структур к удаленной работе из-за эпидемиологической ситуации, связанной с пандемией COVID-19. Переход на удаленную работу показывает уровень оптимизации внутреннего и внешнего документооборота в организациях, следовательно, появляется необходимость в новых функциях в системе электронного документооборота (СЭД). Одной из таких функций является бесконтактный обмен документами, имеющих юридическую значимость.
Актуальность изучения концепции внедрения юридически значимого электронного документооборота связана с тем, что на сегодняшний день, согласно данным представленным «СКБ Контур» на май 2021 года, только 30% российских компаний успешно внедрили в свою деятельность электронный документооборот [1].
В России этот сегмент развивается чуть менее динамично. В 2018 году рынок СЭД/ECM оценивался в 48,5 млрд рублей, в 2019-м – 52,4 млрд руб. То есть, рост составлял 8%. По прогнозам экспертов «Эдит Про», в 20-21 гг. ожидается ускорение темпов развития рынка. Такая динамика связана с тем, что процесс перехода бизнеса на электронный документооборот в России все еще находится на начальном уровне. Согласно опросу, проведенному оператором фискальных данных OFD.RU, в июне 2021 года только 3,8% организаций страны завершили процесс перехода на ЭДО. 38,9% опрошенных компаний имеют дело с примерно одинаковыми объемами бумажных и электронных документов, 26,8% – используют только бумажные [2].
Большинство разработчиков современных СЭД гарантируют, что весь документооборот в их системе является юридически значимым. Однако термин этот зачастую каждый трактует по-своему. Что вообще следует понимать под юридической значимостью документа? Как для бумажного, так и для электронного документа это его доказательная сила. В определениях ГОСТа Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» юридическая сила документа — это «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления» [3].
Согласно чему гарантируется юридическая сила документа? Во-первых, с помощью обязательного наличия в нем определенных реквизитов (в зависимости от вида документа) и соблюдения правил их отображения, установленных стандартами делопроизводства и иными нормативными актами. Во-вторых, с помощью соблюдения правомочности, то есть права должностного лица подписывать подобного рода документы. И в-третьих, правовой статус документа обеспечивается с помощью гарантии его целостности и подлинности.
Вся работа с электронным документооборотом основана на Федеральном Законе «Об электронной подписи» №63, в котором отражены основные понятия, правовое регулирование и принципы использования электронной подписи, без которой построение системы юридически значимого документооборота невозможно.
Весь процесс документооборота можно классифицировать на три вида: внутренний; внешний; юридически значимый. Первый из них обеспечивает движение документов между сотрудниками и структурными подразделениями, включающий в себя различные заявления, протоколы, уставы, служебные записки, приказы. Ко внешнему можно отнести отчеты, счета, накладные и декларации. Обработка исходящей и входящей корреспонденции. И наконец, говоря о третьем виде, главным его признаком являются правовые последствия. Законодательная база наделяет его правовой силой.
Отличительной особенностью юридически значимого электронного документа является то, что свой статус «юридически значимый» он приобретает в момент его регистрации, удостоверения и оформления. Только после этого действия сотрудника, который работает с этими документами, приобретают правовые последствия.
Стоит отметить тот факт, что все юридически значимые электронные документы равнозначны с бумажными. То есть они дают гарантию подлинности совершаемых с их помощью действий и обладают соответствующей правовой силой. И говоря о ЮЗЭДО, необходимо также упомянуть такое понятие, как аутентичность документа, которое представляет собой, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы (утв. Приказом Росстандарта от 26.03.2019 N 101-ст), - документ, соответствующий всем установленным правилам; созданный или отправленный уполномоченным лицом; отправленный или созданный в то время, которое указано в документе [4].
Файлы в системе электронного документооборота состоят не только из основной информации, они так же содержат реквизиты, которые подтверждают его идентификацию [5].
Все дело в том, что СЭД по многим показателям обходят традиционный бумажный документооборот, например, по принципу удобства контроля потоков документов или по скорости обмена данными. Так же, системы ЭДО обеспечивают коллективный доступ к файлам, что способствует увеличению скорости их создания, получения обработки и архивирования.
Это все, что касается общих плюсов внедрения ЭДО, однако, юридически значимый электронный документооборот обладает рядом преимуществ. Первым является то, что он обеспечивает юридическую силу, равноценную бумажным, об этом уже раннее упоминалось в статье. Второе это то, что появляется возможность быстрого исправления ошибок в заполнении или редакции документов, не нужно перепечатывать множество копий. Третье это возможность участия в тендерах и госзакупках.
ЮЗЭДО обеспечивает работу таких структур, как кадровая служба, менеджеры различных подразделений, директора, бухгалтеры и т.д. Юридическая значимость необходима при работе, как с контрагентами, так и при работе внутри, между сотрудниками или подразделами.
Таким образом посредством ЮЗЭДО отдел кадров ведет трудовые книжки сотрудников, составляют приказы и поручения. Директора составляют распорядительные или организационные документы, а бухгалтерия оформляет финансовую отчетность. Системы электронного документооборота позволяют работать с юридически значимыми документами, так как предоставляются официальными операторами ЭДО.
Несмотря на необходимость внедрения ЮЗЭД, процент использования данной системы в России достаточно низок [6]. Проанализируем статистику по РФ (Рис 1).
Рис.1 Динамика внедрения ЮЗЭДО в России
Из представленных данных можно сделать вывод, что ЮЗЭДО развивается и внедряется медленно, при этом процесс значительно ускорился в 2020-2021 году. Обосновать это можно условиями, связанными с пандемией, когда именно на электронный документооборот перешел весь упор передачи информации. В условиях внеофисной работы даже самым консервативным компаниям пришлось перейти на электронный документооборот, без качественного провайдера, переложив ответственность на СЭД платформы.
Эксперты утверждают, что невозможно внедрить юридическую значимость документов просто подключившись к одному или нескольким операторам СЭД. Например, директор направления Microsoft SharePoint Елена Пискунович отмечает, что в первую очередь необходимо решить задачи типизации, маршрутизации документов, внедрить использование штрих/QR-кодов для дальнейшего поиска и единого архивирования [7].
Итак, подводя итог всего вышесказанного можно смело сказать, что внедрение юридически значимого документооборота необходимо не только для бесконтактного обмена данными, но и для облегчения работы в целом. В 2021 году рост к переходу на системы ЭДО возрос, что привело к определенным проблемам в правовом поле оформления документации. На данный момент требуется создания единых стандартов маршрутизации документов, создание единой точки входа и возможности интеграции с другими ИТ-системами