Известно, что основу управления составляет документированная информация. Методика сбора и представлении достоверной информации во многом определяет эффективность управления. Для повышения эффективности управления качеством организации любой формы собственности и вида деятельности в современных условиях необходимо уделять большее внимание улучшению процессов документационного обеспечения интегрированной системы менеджмента (ИСМ), в том числе в рамках повышения качества производимой продукции или предоставления услуг. При этом необходимо учитывать, что любое управленческое решение основано на документе, полученном в результате регламентированного процесса записи информации на носителе.
Цель данной работы – обоснование и выбор основных элементов технико-технологического обеспечения (ТТО) как фактора формирования качества процесса документирования ИСМ.
Для достижения цели в работе решались основные задачи применительно к процедуре и качеству процесса «Документирование интегрированной СМ»: систематизация основных элементов ТТО и выявление среди них оказывающих наибольшее влияние.
На сегодняшний момент для большинства организаций характерно отсутствие упорядоченной системы документационного обеспечения управления, хотя, правильно организованная работа с документами, в значительной мере способствует увеличению эффективности деятельности этих организаций. Ранее автором этой статьи [1] обосновано, что «для результативного функционирования ИСМ при разработке, внедрении и дельнейшем управлении, организация должна идентифицировать многочисленные взаимосвязанные виды деятельности и управлять ими». Известно, что большинство Российских организаций понятие ИСМ связывают с лучшим способом работы в конкурентных условиях, а также с непростым процессом по объединению различных систем менеджмента (СМ) в одно целое. Однако, в широком понимании «интегрированная система менеджмента – фрагмент системы общего менеджмента организации, отвечающий требованиям двух или более международных стандартов к СМ и функционирующий как целостная система». Введение в действие ИСМ в организации необходимо рассматривать как наиболее важное условие конкурентоспособности, стабильного развития и увеличения объемов работ на фоне рыночной экономики [1]. Организация любого процесса предполагает структурирование и создание элементов технико-технологического обеспечения (ТТО), в том числе и в процессе документирования ИСМ. Поэтому далее рассматриваются особенности систематизации элементов ТТО качества применительно к документированию ИСМ.
В производственной практике под термином «технико-технологическое обеспечение» понимают вид деятельности, направленный на решение комплексных технических и технологических проблем, обеспечение функционирования техники и технологии как единой системы. В работах, выполненных на кафедре метрологии, стандартизации и сертификации Оренбургского государственного университета [2, 3, 4] обосновано, что ТТО при производстве продукции и оказании услуг следует рассматривать как фактор обеспечения качества. Известно, что термин «технологии» – имеет различное толкование. В случае процесса документирования под технологией понимается «система взаимосвязанных методов и способов сбора, поиска, обработки, накопления, хранения информации на основе применения технических средств и технологических процессов, с целью создания и применения СМК [5].
Документирование как процесс, имеющий свои особенности, в том числе при разработке ТТО, должен содержать полные комплекты конструкторской и технологической документации, а также средств технологического оснащения, необходимых для осуществления поставленной задачи. Качественное документирование ИСМ, в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО/ТО 10013-2007 «Руководство по документированию системы менеджмента качества», должно обеспечить решение таких задач, как установление требований к осуществлению процессов, правильное понимание этих требований, воспроизводимость, прослеживаемость процессов и оценивание достигнутых результатов. Документирование ИСМ в соответствии с требованиями стандартов на системы менеджмента, предусматривает определение состава и структуры документов ИСМ, установление правил их разработки и идентификации. Как известно, на качество любого процесса (производство продукции, предоставление услуг, выполнение рабочих операций и т.д.) влияют различные факторы. Чтобы определить основные элементы, влияющие на качество документирования ИСМ нами систематизирован список элементов ТТО рассматриваемого процесса (таблица 1).
Таблица 1 – Элементы технико-технологического обеспечения качества процесса «Документирование интегрированной системы менеджмента» на этапах его реализации
|
Основные этапы процесса |
Элементы ТТО |
|
1. Определение потребности в создании ИСМ (анализ состояния подразделений и организации в целом) |
МТО организационных структур: отдел документационного обеспечения управления или отдел КК (при наличии) необходимо укомплектовать качественными АРМ (включая компьютерные сети, ПО, орг. технику, современные IT-технологии и т.д.) |
|
2. Разработка мероприятий, оценка их эффективности; оформление рабочих проектов |
Нормативно-правовая база (на входе), Информационные знания в области МК на всех уровнях управления |
|
3. Определение сроков и видов работ, подлежащих сертификации, проверка их эффективности |
Поддержание документации СМК в состоянии, обеспечивающем надлежащее функционирование системы. Документированная информация о целях в области качества |
|
4. Определение ответственных лиц, руководителей проектов, исполнителей на этапе разработки и внедрения |
Кадры соответствующего уровня квалификации: руководить – основной мотиватор сотрудников на достижение максимально положительного результата при разработке, внедрении и использовании СМ в компании. Специалисты в области ДО управления; инженеры по качеству (заинтересованные в работе, для получения оптимального результата) |
|
5. Внедрение проекта (мероприятия по внедрению, контроль, анализ) |
Ресурсы технологического процесса выполнения операций: определение объемов, сроков, и ответственности за разработку документов ИСМ |
|
6. Реализация ИСМ, контроль внедрения рабочих проектов, их анализ и совершенствование СМК |
Ресурсы технологии структурирования реализованной ИСМ: - введение документов ИСМ в процесс производства (обеспечение наличия необходимых документов на участках); - актуализация и поддержание документации в рабочем состоянии, - предупреждение возможности несанкционированного использования документов; - постоянное совершенствование документирования ИСМ с учетом изменения внешней и внутренней среды |
Анализ таблицы 1 позволил выявить основные элементы ТТО: нормативно-правовую базу; современные IT-технологии, необходимые для разработки и внедрения элементов СМК; наличие материально-технического обеспечения (средства автоматизации производства, современные персональные компьютеры (ПК) и ПО); квалифицированный персонал; технология централизации исполнения всех технологических операций (идентифицирована с применением диаграммы последовательностей). Следует отметить, технология централизации рассматривается применительно ко всем операциям при документировании ИСМ, начиная с момента генерирования идеи руководителем, до реализации ИСМ и её дальнейшего постоянного совершенствования.
Наличие вышеперечисленных элементов ТТО позволяют достичь основной цели документирования ИСМ – создание организационно-нормативной базы, необходимой для построения, функционирования и постоянного улучшения СМ.
Применение причинно-следственной диаграммы (Исикавы) как инструмента управления качеством позволило нам выявить основные факторы, влияющие на процесс документирования ИСМ: внешняя среда; методики планирования, отбора, развития персонала; финансовое управление и ресурсы; социально-психологические факторы, а также условия труда (рис. 1).
Рисунок 1 – Диаграмма Исикавы процесса документирования ИСМ
Документы СМК должны быть разработаны персоналом, вовлеченным в процессы и выполняемую деятельность. Это необходимо для обеспечения вовлеченности и заинтересованности персонала, а также лучшего понимания установленных требований. Анализ и отмена (при необходимости) существующих в организации документов, используемых ссылок может значительно сократить сроки разработки документов СМК. Кроме того, анализ действующих документов может помочь предприятию выявить области несоответствий в СМК, для устранения которых должны быть внесены в документы необходимые изменения [1].
Таким образом, в рамках разработки ТТО необходимо систематизировать элементы различных направлений, основными из которых являются конструкторское и технологическое, тесно взаимосвязанные между собой. Большое значение в производственных процессах приобретает правильная организация и проведение ТТО, основной задачей которого является разработка прогрессивного технологического процесса и обеспечение его необходимым технологическим оснащением, экономически наиболее целесообразным конкретным производственным условиям. Разработка ТТО качества документирования ИСМ должна предусматривать элементы нормативно-правового регулирования, создание материально-техническое основы, а также применение автоматизированной системы управления производством. Следует отметить, что степень важности каждого элемента ТТО процесса документирования ИСМ для различных организаций различна и зависит от размера и вида деятельности рассматриваемой организации, а также от сложности и взаимодействия процессов.
Работа выполнена под руководством заведующего кафедрой метрологии, стандартизации и сертификации – академика РАЕ, д-ра техн. наук, доцента Третьяк Л.Н.