В настоящее время активно растет использование информационных систем и сервисов как в производственной сфере, так и при оказании государственных и социальных услуг. Повышенный спрос на информационные сервисы влечет за собой их активную разработку и востребованность дисциплины управления проектами в сфере информационных технологий (ИТ-проекты) [1].
Целью настоящей работы является исследование проблем управления ИТ-проектами с использованием диаграммы Исикавы и на основании этого выработке рекомендаций по их решению.
Компании, занимающиеся разработкой новых информационных систем и сервисов, можно разделить на следующие группы:
- компании, занимающиеся разработкой программного обеспечения для заказчиков в соответствии с заключенными договорами.
- компании, основной деятельностью которых является разработка и вывод на рынок собственного программного продукта (стартапы).
- компании, основная деятельность которых не связана с разработкой программного обеспечения, но такая разработка ведется ими для удовлетворения собственных нужд в конкретных программных продуктах (ИТ в банках, в ритейле, другие).
В зависимости от типа компании и реализуемого ею проекта может различаться состав исполнителей проекта. Так, в случае разработки проекта по заказу, традиционно проект состоит из руководителя проекта, который занимается планированием, организацией и контролем работ, и команды специалистов различного профиля (аналитики, дизайнеры, разработчики, тестировщики, архитектор).
В случае продуктовой разработки кроме команды специалистов обязательным участником проекта является менеджер продукта, отвечающий за прибыльность продукта перед инвесторами и являющийся генератором идей по развитию продукта [2]. В то же время выделенный руководитель проекта может отсутствовать, его роль делится между менеджером продукта и отдельными участниками команды.
Компании, в которых разработка программного продукта ведется для собственных нужд (так называемая «in-house»-разработка), выбирают один из двух вышеописанных подходов. Если потребности будущих пользователей программного продукта понятны и требования сформулированы, то удобнее выбрать структуру руководитель проекта + команда. Если же требования не сформулированы и внутренняя разработка осуществляется как стартап, то целесообразно использовать структуру с менеджером продукта.
Несмотря на различие в составе команд проектов и целей проектов, можно выделить общие проблемы управления ИТ-проектами и предложить способы их решения.
На рисунке 1 представлена диаграмма Исикавы, рассматриваемая как графический способ отображения причинно-следственной связи между источниками проблем ИТ-проектов и их последствиями, которая, по нашему мнению, применима для исследования проблем управления проектами.
Рисунок 1. Диаграмма Исикавы, отображающая причины нарушения обязательств по ИТ-проекту.
Источниками проблем ИТ-проектов, которые могут привести к нарушению обязательств разработчиков, могут являться:
- руководитель проекта;
- команда;
- заказчик (внешний заказчик в случае заказной разработки, внутренний заказчик в случае in-house разработки, пользователи в случае стартапа);
- внешняя среда.
Под нарушением обязательств понимается увеличение сроков разработки проекта, увеличение запланированного бюджета проекта, ухудшение качества проекта или срыв выполнения проекта [3].
К причинам со стороны внешней среды можно отнести:
- изменение экономической ситуации (например, ранний выход на рынок конкурирующего продукта или появление компании, активно переманивающей разработчиков путем значительного увеличения заработной платы);
- изменение условий поставщиков (например, повышение цен на лицензии программного обеспечения или прекращение поддержки старой версии программного обеспечения, используемого в разрабатываемом программном продукте).
Управлять проблемами, связанными с внешней средой, необходимо путем анализа подобных рисков и выработки сценария предотвращения риска возможными мерами, например, построение системы мотивации сотрудников для снижения риска ухода их в другую компанию, а также сценария реакции на риск (например, дополнительный бюджет для ускорения вывода на рынок продукта в случае активных действий конкурента).
К причинам со стороны заказчика можно отнести:
- завышенные ожидания и отсутствие критериев удовлетворенности продуктом;
- непонимание заказчиком каких-либо этапов проекта (например, непонимание, зачем выделять время и деньги на тестирование продукта отдельными специалистами, а не самими разработчиками).
Управлять проблемами, связанными с заказчиком, рекомендуется путем осуществления регулярных коммуникаций между руководителем проекта и заказчиком. Отдельно стоит отметить, что в случае возникновения проблем на проекте, например, увеличению сроков по сравнению с оценочными, количество коммуникаций с заказчиком необходимо увеличить. Это обусловлено необходимостью повышения прозрачности процессов проекта для заказчика с целью сохранения уровня доверия к исполнителям проекта [4].
К причинам со стороны команды можно отнести:
- ошибки при оценке сроков выполнения задач.
В свою очередь, причинами ошибок в сроках является:
- высокий уровень неопределенности требований на ранних этапах проекта;
- уникальность задач, характерная для ИТ-проектов;
- неоправданный оптимизм разработчиков, не учитывающих негативные сценарии;
- отсутствие заинтересованности у членов команды в конечном результате;
- отсутствие готовности к изменениям проекта в ходе работы.
Для управления проблемами, связанными с командой, необходимо использовать комплексные меры. В частности, для повышения заинтересованности команды в результате необходима разработка системы мотивации, а также получения командой положительной обратной связи от заказчика и/или пользователей продукта. Управление изменениями на проекте должно производиться в соответствии с заранее определенным регламентом, чтобы исключить потерю мотивации и противодействие команды в случае необходимости значительного изменения уже реализованной функциональности. Для снижения рисков некорректной оценки сроков рекомендуется использовать такие меры, как привлечение экспертов, оценка по аналогии, коллективная оценка, оценка по трем точкам [5].
К причинам невыполнения обязательств по проекту со стороны менеджера можно отнести:
- отсутствие навыков управления рисками;
- отсутствие влияния на реалистичность ожиданий заказчика;
- отсутствие управления изменениями;
- недостаток коммуникаций с командой;
- ошибки при оценке ресурсов.
Для управления проблемами, связанными с руководством проекта, рекомендуется повышение квалификации руководителя проекта. Например, изучение и применение им «Свода знаний по управлению проектами» (англ. Project Management Body Of Knowledge), являющегося признанным стандартом по управлению проектами и содержащим описание десяти областей знаний, которыми должен владеть руководитель проекта.
При этом отображение изложенных факторов управления ИТ-проектами на диаграмме Исикавы, приведенной на рисунке 1, позволяет наглядно показать причинно-следственные связи между ними и способами их решения.
В целом рассмотренный материал позволяет сделать следующие выводы. Проблемы управления ИТ-проектами могут быть классифицированы, способы их решения известны и применимы. Для графического отображения проблем управления ИТ-проектами рационально использовать диаграмму Исикавы.
Автор выражает благодарность доценту кафедры прикладной информатики и информационных технологий НИУ «БелГУ», к.т.н. В. И. Ломазовой за научное руководство выполнением данной работы.