В последнее время огромное количество предприятий сталкиваются с проблемой улучшения процесса управления компанией: повышение контроля и ускорение бизнес-процессов, улучшение возможности их отслеживания, оптимизация рабочего времени, экономия трудозатрат, регулярная упорядоченная обработка документации, повышение производительности труда. Единственным способом реализации подобных задач является внедрение различных автоматизированных систем. Применение современных информационных технологий имеет высокое значение для оптимизации внутренних процессов организации, оперативного доведения информации до исполнителей, улучшения взаимодействия подразделений и отдельных исполнителей в процессе работы с документами, контроля исполнения документов и поручений, поиска информации и определения стадии исполнения документов и их местонахождение. Все вышеперечисленное способствует более оперативному и качественному решению вопросов, связанных с документооборотом. Главное при этом – улучшение взаимодействия всех подразделений организации, повышение управляемости, а также достижение более высокой оперативности в работе. На любом предприятии – это важное условие повышения конкурентоспособности организации.
Различными аспектами автоматизации процесса подготовки и согласования входящей документации занимались такие ученые как О.А. Ефремова [1], П.М. Керженцев, М.В. Кирсанова [2], М.Т. Лихачев [3], О.П. Подолина, Д.Р. Покровский и др.
По мнению М.С. Хлытчиева под автоматизацией производства понимается процесс в развитии машинного производства, при котором функции управления и контроля, ранее выполнявшиеся человеком, передаются приборам и автоматическим устройствам [4].
Автоматизация позволяет повысить производительность труда, улучшить качество продукции, оптимизировать процессы управления, отстранить человека от производств, опасных для здоровья.
В результате проведения анализа и разработки системы автоматизации электронного документооборота была создана программа, отвечающая основным заявленным требованиям, а именно: регистрация входящего документа, распределение, подготовка и согласование документов. Реализован эргономичный пользовательский интерфейс.
Для реализации программного решения использован язык C# 4.0 с целевой платформой .NET Framework 4.5.2. и выбрано программное средство MS Visual Studio. Для создания базы данных и работы с ней была использована программа HeidiSQL. Для работы с СУБД использован сервер MySQL.
Microsoft Visual Studio – это линейка продуктов компании Microsoft, включающих интегрированную среду разработки программного обеспечения и ряд других инструментальных средств. Данные продукты позволяют разрабатывать как консольные приложения, так и приложения с графическим интерфейсом, в том числе с поддержкой технологии Windows Forms, а также веб-сайты, веб-приложения, веб-службы как в родном, так и в управляемом кодах для всех поддерживаемых платформ.
Основными преимуществами Visual Studio являются [5]: использование внушительных вычислительных мощностей локального компьютера и облака; простая реализация общих задач и индивидуальный подход; быстрое создание высококачественного кода; функция поддержки нескольких мониторов; возможность реализации идей и решений для широкого спектра платформ, включая Windows, Windows Server и др.
Проектирование модели автоматизации электронного документооборота заключается в описании структуры базы данных и представлении функциональной диаграммы главного бизнес-процесса предприятия. В базе данных хранится вся необходимая информация для описания документов и пользователей системы. Ниже представлена структура базы данных (рис. 1) и приведено описание таблиц (табл. 1).
Рис. 1. Структура БД
Таблица 1
Описание таблиц базы данных
|
Имя таблицы |
Описание |
|
doc |
Содержит описание документа, ссылку на документ на жёстком диске, а так же сам документ |
|
doc_notes |
Содержит заметки пользователей к документу |
|
doc_status |
Содержит информацию о текущем состоянии документа, в том числе начало обработки текущим исполнителем, текущую заметку |
|
doc_status_revision |
Таблица применяется для архивного хранения информации о статусе документа |
|
doc_worker |
Содержит информацию о том, какие пользователи назначены для обработки документа, а так же были назначены ранее |
|
status |
Словарь, содержащий возможные статусы документа |
|
unit |
Подразделения предприятия |
|
users |
Информация о пользователях системы, в том числе логины и пароли |
|
user_role |
Словарь, содержащий всевозможные роли пользователя |
Кроме того данная база данных содержит триггер «update_note», который выполняется при добавлении новой заметки о документе. Он автоматически копирует эту заметку в статус документа. В качестве СУБД использована MySQL.
В приложении создано 7 классов для описания форм и 4 дополнительных класса. Описание классов приведено в таблице 2.
Таблица 2
Описание классов
|
Класс |
Описание |
|
Consts |
Статический класс, содержащий константы и статические переменные (например, DB), которые должны быть доступны из всех форм приложения |
|
DB |
Содержит абстрактное подключение к БД, методы БД общего вида (select, insert, update, delete), вспомогательные функции для создания пользовательских запросов |
|
MySqlLib |
Сторонняя библиотека для подключения к СУБД MySQL |
|
Program |
Класс, управляющий приложением |
|
frmCalendar |
Форма для специального календаря. Календарь используется для указывания дат в приложении |
|
frmDocView |
Главная форма приложения. На этой форме происходит отображение всех документов текущего пользователя, осуществляется управление документами. Для секретаря, в том числе, есть возможность добавления новых документов в систему. |
|
frmLogin |
Форма для входа пользователя в систему. Проверяет соответствие введённых пользователем логина и пароля с логином и паролем, указанных в БД. |
|
frmNotesView |
Форма для отображения всех заметок о документе. |
|
frmSelectUser |
Форма для выбора пользователей, которых можно назначить для обработки документа. Данная форма может быть видна руководителю (когда он выбирает ответственное подразделение) и руководителю подразделения (когда он выбирает конкретного исполнителя) |
|
frmUnit |
Форма для добавления новых подразделений. Доступна только администратору. |
|
frmUser |
Форма для добавления новых пользователей. Доступна только администратору. |
При запуске приложения изначально открывается форма входа (frmLogin). Если были введены корректные логин и пароль, то форма входа закрывается и открывается главная форма приложения (frmDocView), настроенная на работу для вошедшего пользователя. Если введены некорректные данные, то форма входа предлагает ввести данные заново.
На главной форме содержится три основных части: главное меню, таблица, содержащая общую информацию обо всех документах пользователя и блок подробной информации.
Главное меню позволяет обновить список документов и совершить выход из программы. Пользователь также может добавить новый документ.
В таблице можно посмотреть общую информацию о документах и выбрать конкретный документ для обработки.
В блоке подробной информации содержится вся доступная информация о документе, а так же возможные действия над текущим документом. Возможные действия у различных пользователей различаются.
Функциональная диаграмма процесса подготовки и согласования входящих документов и декомпозиции функций главного бизнес-процесса представлена на рис. 2, 3.
Функционал программы:
1. Автоматизированная загрузка документов с рабочего стола пользователя.
2. Автоматизация регистрации документов и заданий.
3. Поддержка просмотра документов без загрузки специальных программ.
4. Получение оперативного доступа к документам с учетом прав пользователей.
5. Возможность исполнителей назначать сроки исполнения.
6. Централизованное и безопасное хранение документов.
7. Налаживание коллективной работы сотрудников при прозрачном согласовании, утверждении и контроле исполнения документов.
Рис. 2. Контекстный уровень диаграммы IDEF0
Рис. 3. Функциональная диаграмма обработки документации
Для создания базы данных и работы с ней была использована программа HeidiSQL. HeidiSQL — это многофункциональное свободно распространяемое приложение с открытым исходным кодом для веб-разработчиков, использующих одну из популярных технологий: MySQL сервера, БД Microsoft SQL или PostgreSQL. Она позволяет просматривать и редактировать данные, создавать и изменять таблицы, представления, процедуры, триггеры и события в расписании. Она также предоставляет возможность экспортировать структуры и данные в SQL-файлы, буфер обмена или переносить на другие сервера.
Так же для работы с СУБД был использован сервер MySQL. Это компактный многопоточный сервер баз данных, характеризующийся большой скоростью, устойчивостью и легкостью в использовании. MySQL является идеальным решением для малых и средних приложений. Исходники сервера компилируются на множестве платформ. MySQL поддерживает язык запросов SQL в стандарте ANSI 92, и кроме этого имеет множество расширений к этому стандарту, которых нет ни в одной другой СУБД.
Заполнение базы данных, например, описание полей, связанных со статусом документа, описывается следующим образом (рис. 4).
Рис. 4. Код заполнения статуса документа БД
Описание пользователей программы (рис. 5) и их роли (рис. 6) также задаются в базе данных.
Рис. 5. Код описания пользователей программы
Рис. 6. Код описания должностей сотрудников-пользователей программы
Программа внедрена на предприятии ОАО «Соликамскбумпром». С данным программным продуктом работают 5 человек: секретарь, руководитель предприятия, руководитель подразделения, сотрудник-исполнитель и администратор программы. АО «Соликамскбумпром» – один из лидеров целлюлозно-бумажной промышленности России.
Разработанная система прошла стадию тестирования на предприятии и успешно внедрена.
Таким образом, современные информационные технологии, организующие электронный документооборот согласно принятым в компании нормам и правилам, способны обеспечить такое состояние работы организации, при котором проблемы с использованием документооборота сводятся к минимуму. За счет сокращения времени на работу с документами, сотрудники могут выполнять больший объем работы, а значит, увеличить производительность.
К направлениям дальнейшего совершенствования программы можно отнести внедрение в созданную систему блока, автоматизирующего документооборот внутренней и исходящей документации, наглядную визуализацию маршрута пути каждого поручения, осуществление поиска документов в архиве, а также составление отчетов по всем потокам документооборота предприятия.