Современная теория управления предлагает организациям новейшие методы управления, направленные на усовершенствование структур и процессов с целью повышения эффективности деятельности. В организации существует определённый набор основных бизнес-процессов, которые должны существовать, что бы организации могли функционировать должным образом. Поэтому анализ деятельности предприятий и реорганизация бизнес-процессов – чрезвычайно сложная задача, требующая методической и инструментальной поддержки.
Объектом исследования является отдел информатизации (далее ОИ, Отдел, Отдел информатизации) учебного департамента (далее УД) образовательной организации. Отдел создан 22 января 2013 года. Является структурным подразделением учебного департамента. Координацию процессов деятельности отдела осуществляет руководитель УД. Деятельность осуществляется под непосредственным руководством начальника отдела во взаимодействии с институтами, факультетами, филиалами и другими структурными подразделениями университета, обеспечивающими учебный процесс.
Далее в рамках исследования, нами были рассмотрены понятия «организационная структура управления» и «организационная модель».
Организационная структура управления – совокупность специализированных функциональных подразделений, взаимосвязанных в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений. Графически чаще всего изображается в виде иерархической диаграммы, показывающей состав, подчиненность и связи структурных единиц организации [1].
Организационная модель – это принципы формирования подразделений, делегирования полномочий и наделения ответственностью. По сути, организационная модель показывает, как сформировать подразделение.
Для исследования мы более подробно остановились на изучении функциональной модели. Организационная структура функциональной модели во многих современных компаниях была построена в соответствии с принципами управления, сформулированными еще в начале ХХ века. Наиболее полную формулировку этих принципов дал немецкий социолог Макс Вебер:
• принцип иерархичности уровней управления;
• принцип соответствия полномочий и ответственности работников управления месту в иерархии;
• принцип разделения труда на отдельные функции и специализации работников по выполняемым функциям;
• принцип формализации и стандартизации деятельности;
• принцип обезличенности выполнения работниками своих функций;
• принцип квалификационного отбора [2].
Организационная структура и кадровый состав отдела определяется задачами по развитию информационных систем и развитию электронного обучения. Отдел осуществляет свою деятельность под непосредственным руководством начальника отдела. Начальник ОИ подчиняется непосредственно руководителю УД. В период отсутствия начальника отдела руководство отделом осуществляет заместитель руководителя УД по направлению информатизации учебного процесса либо сотрудник отдела, назначенный распоряжением руководителя УД.
Одно из направлений работы отдела информатизации является реализация мероприятий и проектов в области ЭО и ДОТ. В рамках направления выполняются процессы:
• разработка и согласование заинтересованными сторонами проектов (мероприятий) по развитию технологий ЭО и ДОТ, обусловленных изменениями в нормативно-правовой базе (локальной, федеральной), политике университета в области реализации ЭО и ДОТ, а также принятыми управленческими решениями;
• организация работы по доработке проекта в содержательной, информационной и методической частях;
• согласование проекта (мероприятия) по развитию ЭО и ДОТ заинтересованными сторонами, утверждение проекта приказом ректора университета или распоряжением проректора по учебной работе;
• организация и выполнение работ по проекту (мероприятию).
• подготовка отчета о выполненной работе.
В исследовании мы будем рассматривать конкретно процесс организации и выполнения работ по проекту (мероприятию). Организация проектов в отделе делиться на несколько этапов:
Проблемно-целевой. Перед разработкой проекта, необходимо ответить на вопросы: для выполнения каких целей создаётся проект? Какова потребность в данном проекте? Какие условия необходимы для выполнения проекта? Кто будет участвовать в создании и реализации проекта?
Планирования. Прописывается содержание проекта, объёмы выполнения проекта, предполагаемые роли, сроки и бюджетная стоимость, график выполнения этапов.
Организационный. Согласование макета с руководством, утверждение приказа проекта, определение ответственности за выполнения этапов внутри проекта, утверждение плана взаимодействия.
Практический. Выполнение поставленных задач согласно график-плану проекта, отслеживание контрольных мероприятий, представление итогов о выполненной работе [3].
В рамках исследования, реинжинирингу должен быть подвержен организационный процесс, это обусловлено тем, что отдел информатизации в большой части выполняет функции, связанные с организацией проектов в области развития ЭО и ДОТ.