Одним из самых сложных процессов при проверке предприятия является процесс аудита расчетов с персоналом по оплате труда. Трудности связаны с многочисленностью, систематическим осуществлением, разнообразием и спецификой операций по учету труда и заработной плате.
Под аудитом понимается — независимая проверка и оценка деятельности организации специалистом-профессионалом или независимой организацией на договорной основе. В последнее время сформировалась новая особенность проведения аудита, заключается она в том, что заказчики, которые оплачивают обязательный или инициативный аудит, хотят получить дополнительные или сопутствующие аудиту услуги.[5,8]
К числу таких услуг относят рекомендации и указания профессиональных аудиторов, направленные на снижение рисков в предпринимательской деятельности организации. Так, например, заказчики часто просят:
- о проведении аудита по оплате труда;
- о проверке соблюдения трудового законодательства;
- об анализе допущенных ошибок;
- о составлении подробного отчета о нарушениях;
- о рекомендациях по устранению нарушений в отчете.[6,28]
Выполнение рекомендаций, сформулированных аудиторами, позволяет избежать целого ряда ошибок, особенно в сложных и неоднозначных ситуациях, например, связанных с методами учета труда и заработной платы или с экспертизой кадровых документов и локальных нормативных актов организации.[3,17]
Следует помнить, что особо сильное влияние на экономическую и финансовую составляющие работы организации оказывает именно грамотное и профессиональное решение вопросов оплаты и стимулирования труда, что в свою очередь позволяет снижать риски конфликтных ситуаций.[10,15]
Оплата труда – все выплаты прямого и косвенного характера, а также моральные поощрения, которые обеспечивают компенсацию затраченных усилий на выполнение должностных обязанностей и мотивируют дальнейшую эффективную и высокопроизводительную работу в соответствии с трудовым вкладом работника и полученным экономическим эффектом.[6,21,22]
В этом смысле аудит оплаты труда позволяет получить информацию о рациональности построения и управления механизмом мотивации и стимулирования работников.
Эффективно действующая система оплаты труда ориентирует работников на труд с максимальной отдачей. Следовательно, возникает прямая взаимосвязь между величиной средств на оплату труда и основными результатами деятельности предприятия. Таким образом, смысл материального стимулирования заключается в том, чтобы на каждый затраченный рубль стимулирующих средств получить как можно больше прибыли.
Таким образом, аудит расчетов с персоналом по оплате труда представляет собой систематически проводимые исследования, сбор информации о мотивационном состоянии работников, стимулирующем воздействии всех элементов системы оплаты труда, а также возможностях повышения трудовой отдачи работников, ориентированных на цели развития организации.
Существует общая модель аудита оплаты труда. Она состоит из трех уровней:[4]
- Стратегический уровень.
- Уۤправленческий уровень.
- Тактический уровень.
На стратегическом уровне диагностируется система оплаты труда, которая действует в организации, и ее эффективность для достижения целей организации.
На управленческом уровне проверяется эффективность функционирования системы оплаты труда и выявляются проблемные зоны данной системы, если они существуют.
На тактическом уровне определяется правильность применения системы оплаты труда, выполнения процедур по повышению мотивации и стимулированию сотрудников предприятия, а также соблюдения законодательства.
Из вышесказанного можно сделать вывод, что аудит расчетов с персоналом по оплате труда на каждом уровне управления решает свои задачи. Чем выше уровень аудита, тем более важные и общие проблемы он решает.
В целом, целью проведения аудита расчетов с персоналом по оплате труда является установление соответствия применяемой в организации методики бухгалтерского учета расчетов с работниками действующим нормативным документам (актам, внутренним распорядительным документам, трудовому законодательству РФ).[7,11,12]
Аудиторы начинают производить оценку эффективности системы внутреннего контроля по операциям, связанным с оплатой труда, с проверки наличия локальных нормативных актов организации. То есть сначала выясняется, имеются ли в организации внутренние системные документы, прямо или косвенно регулирующие вопросы оплаты труда.
К такому рода документам относят:
- коллективный трудовой договор;
- штатное расписание;
- положение об оплате труда;
- внутренний трудовой распорядок;
- положение по премированию.
Также изучаются личные карточки работников, табели учета рабочего времени, наряды, листки временной нетрудоспособности, исполнительные листы, расчетно-платежные ведомости, лицевые счета и налоговые карточки, учетные регистры по счетам 68 "Расчеты по налогам и сборам", 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению", 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", главная книга, бухгалтерский баланс, приложение к бухгалтерскому балансу.[3,4,5]
Изучение содержания данных документов позволяет установить, соответствуют ли внутренние положения требованиям ТК РФ. Отсутствие указанных документов или их противоречие ТК РФ свидетельствует о системных ошибках в вопросах оплаты и стимулирования труда.[13,14]
В ходе аудита расчетов с персоналом по оплате труда зачастую выявляются следующие виды нарушений:
- отсутствуют коллективные и трудовые договоры;
- отсутствуют заявления работников о предоставлении им льгот по НДФЛ;
- присутствует необоснованное списание на себестоимость продукции для целей налогообложения расходов на обучение, подготовку и переподготовку кадров;
- осуществлялось начисление доплат, надбавок и иных выплат работникам, не указанных во внутренних локальных актах и трудовых договорах (контрактах);
- не включены в базу для расчета страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования выплаты работникам, производимые за счет собственных средств организации (материальная помощь, премии, доплаты, оплата питания и т.д.);
- оформлялись отпуска и выплаты суточных и компенсаций работникам, выполняющим обязанности по договорам гражданско- правового характера;
- многократно заключались гражданско-правовые договоры с одним и тем же физическим лицом на оказание одной и той же услуги в течение длительного периода времени.
Выделяют пять этапов аудита расчетов с персоналом по оплате труда. Рассмотрим их.
Первый этап - аудит правомерности и соблюдения законности трудовых отношений. Целью данного этапа является проверка соблюдения прав и обязанностей работников, на основании таких способов получения аудиторских доказательств как проверка наличия и правильности оформления локальных нормативных актов, приказов о приеме на работу, трудовых договоров, приказов об увольнении работников.[7,16,18]
На следующем этапе проводится аудит правильности начисления заработной платы (проверка правильности применения сдельной, повременной и иных систем оплаты труда), тарифных ставок, сдельных расценок и выплат компенсационного и стимулирующего характера. Цель этого этапа аудита расчетов с персоналом - определение оснований для возникновения начислений, их полнота, точность измерения, стоимостная оценка. Эти процедуры проводятся путем проверки наличия и правильности оформления первичных документов по учету труда и заработной платы; сверки данных по взаимосвязанным первичным документам по учету труда и заработной платы; выборочного арифметического контроля расчетов среднего заработка, отпускных, пособий по временной нетрудоспособности.
На третьем этапе осуществляется аудит правомерности применяемых выплат стимулирующего и компенсационного характера. Цель данного этапа совпадает с целью второго этапа. Достижение данной цели осуществляется путем проверки наличия и правильности оформления локальных нормативных актов, приказов о премировании и иных награждениях.[28]
Следующий этап аудита - аудит правомерности и полноты удержаний из заработной платы в бухгалтерском учете, носит цель двух предыдущих пунктов, но достигается такими способами как контроль расчетов по НДФЛ; проверка документальной обоснованности прочих удержаний (наличие решений суда, заявлений работников); контроль за максимальным удержанием из заработной платы.[23,24]
На заключительном этапе аудита проводится аудит полноты и правильности раскрытия информации о затратах труда и заработной плате в финансовой отчетности, с целью представления, раскрытия, и анализа информации, полученной во всех предыдущих этапах. Способом получения аудиторских доказательств на данном этапе является сверка показателей финансовой отчетности с регистрами синтетического и аналитического учета по оплате труда.
На практике часто возникают ситуации, когда работодатель и работник не в полном объеме понимают свои права и обязанности, которые связаны с начислением и выплатой заработной платы.
Правовые отношения, связанные с оплатой труда регулируются Трудовым Кодексом Российской Федерации, а именно, главой 21 "Заработная плата".[2]
В соответствии со ст. 135 ТК РФ заработная плата работнику устанавливается трудовым договором, заключенным между работником и работодателем, в соответствии с действующей у последнего системы оплаты труда.[2]
Как правило, работнику заработная плата выплачивается в месте выполнения им данной работы или перечисляется на банковский счет работника в соответствии с условиями, которые определены в трудовом договоре. Согласно ст. 136 ТК РФ заработная плата выплачивается работнику не реже, чем каждые полмесяца в дни, которые установлены правилами внутреннего трудового распорядка или трудовым договором.[2]
Если работник увольняется, то согласно ст. 127 ТК РФ, работодатель должен выплатить ему денежную компенсацию за все неиспользованные отпуска.[2]
При установлении дней выплаты заработной платы в правилах внутреннего трудового распорядка работодатели считают своей обязанностью выплачивать заработную плату работникам в срок выполненной работы, если бухгалтерия работодателя направляет в банк расчетные документы в указанные для выдачи заработной платы дни. При этом может образоваться несвоевременная выплата сумм по оплате труда, которые причитаются работнику, что, в свою очередь, грозит работодателю не только компенсацией в полном объеме, но и привлечением его к административной ответственности в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.[1]
В соответствии со ст. 57 ТК РФ обязательными условиями трудового договора являются условия оплаты труда. Например, размер тарифной ставки (оклада), доплаты, надбавки, поощрительные выплаты.[2]
При проверках предприятия аудиторы, в первую очередь, обращают внимание на то, чтобы размеры заработной платы, которые установлены трудовым договором и прописаны в штатном расписании, соответствовали суммам, включенным в ведомости на выплату заработной платы.[22,27]
Таким образом, на предприятии должен быть принят локальный нормативный акт, в соответствии с которым регламентируется порядок и основания для начисления заработной платы работникам по существующим на предприятии системам оплаты труда.
В вопросах оплаты труда также существует противоречие интересов работников и работодателей. Работники заинтересованы в получении возможно большего дохода, работодатель стремится экономить на издержках на персонал, большая часть которых связана с заработной платой. Поэтому аудит должен дать объективное заключение о справедливости осуществляемых выплат и эффективности средств, затрачиваемых на оплату труда [19,20].
Защищая интересы работников, аудитор должен решить следующие основные задачи: оценить адекватность получаемой работниками заработной платы затраченным усилиям, интенсивности, условиям труда; определить соответствие сложности труда квалификации работника, его статусу и должностным обязанностям; определить соответствие динамики средней номинальной заработной платы темпам роста индекса потребительских цен; оценить степень доступности и понимания работниками действующей системы оплаты труда; определить степень реализации мотивационных ожиданий работников в зависимости от результатов труда.[3,17,26]
Интересы работодателя проявляются при решении следующих задач аудитора: оценить степень соблюдения его финансовых интересов через оптимизацию затрат на персонал; установить степень соответствия получаемого работниками вознаграждения результатам работы организации и отдельных работников; определить наличие ориентации моделей оплаты труда на корпоративные цели, стратегии.
Соблюдение интересов работников и работодателей в вопросах оплаты труда отражается на активном развитии организации в целом.
Таким образом, уровень материальной заинтересованности работников в качестве и количестве выполняемой ими работы зависит от объективности и прозрачности распределения средств на оплату труда. Кроме того, от механизма распределения заработной платы зависит сохранение благоприятного психологического климата в организации, во многом формирующего отношение работников к труду, организации, к ее управленческому персоналу. Важность фактора оплаты труда высока для организаций, преследующих цель длительного устойчивого функционирования на рынке, обеспечивающего рост конкурентоспособности. Определение оптимальной величины оплаты труда и, в целом, механизма распределения фонда заработной платы возможно только на основе регулярного аудита и анализа расчетов с персоналом по оплате труда.