Практически все виды бизнеса проходят этапы проверки или аудита. Необходимость во внутреннем аудите возникает тогда, когда бизнес-компании начинают расти и развиваться, особо актуален аудит для промышленных гигантов и организаций, имеющих филиалы в разных точках страны или мира. Объясняется это тем, что чем крупнее становится компания, тем больше звеньев входит в ее состав и в большей степени различаются ее составляющие, тем сложнее наладить централизованную систему управления (менеджмента). Разные части корпоративной пирамиды зачастую принимают противоречащие друг другу решения, а у руководства отсутствует возможность тотального контроля предприятия. На сегодняшний день именно ростом промышленности и развитием корпораций – «монстров» обуславливается целесообразность разработки и внедрения внутренних аудитов систем менеджмента. Крайне актуальной тематика является для предприятий перерабатывающей и пищевой промышленности, поскольку они обеспечивают качество и безопасность продукции и чаще всего представляют собой весьма разветвленные системы [2, 4].
Внутренний аудит систем менеджмента – один из ключевых процессов систем менеджмента – это независимая деятельность в организации (на предприятии) по проверке и оценке ее работы в ее же интересах. Основной целью внутренних аудитов является проверка систем управления, построения внутреннего контроля и всех бизнес-процессов предприятия, а также разработка рекомендаций по улучшению работы компании [1, 2].
Проводится внутренний аудит в две стадии: аудит соответствия документации и аудит адекватности.
При аудите соответствия документации в системе менеджмента проверяют соответствие организации требованиям определенных документов (например, ИСО 14000 или ИСО 9000). Причем в период подготовки системы менеджмента к сертификации внутренний аудит ведется на соответствие требованиям стандарта ИСО, однако с момента сертификации системы менеджмента внутренний аудит ведется на соответствие таким документам системы менеджмента, как Политика и Цели в области качества, Руководство по качеству, документированные процедуры и документы нижнего уровня (например, Экологическая политика или Руководство по качеству).
При аудите адекватности проверяется соответствие реальной деятельности организации требованиям разработанных документов системы менеджмента [1].
Периодичность проведения внутренних аудитов не регламентируется, однако обычно он проводится один раз в квартал, это обеспечивает эффективную работу системы менеджмента и своевременное выявление проблем и рисков. По сути, внутренний аудит – запланированная, регулярно повторяющаяся деятельность по оценке соответствия системы управления требованиям стандартов ИСО и менеджмента [3].
По утверждениям западных специалистов, если такие процессы системы менеджмента, как ответственность руководства, корректирующие и предупреждающие действия, внутренние аудиты, анализ данных, постоянное улучшение отлажены и внедрены в соответствии с требованиями стандарта ИСО то и все другие процессы системы менеджмента будут не только работать, но и постоянно совершенствоваться [5].
Следует принимать во внимание разницу систем внутреннего аудита за рубежом и в России: в Европе внутренний аудит существует уже более 50 лет и активно развивается, а для российских компаний – это относительно новый вид анализа управления, существующий чуть больше 10 лет [3]. В связи с этим для российских компаний существует ряд проблем, связанных с внедрением внутреннего аудита. Рассмотрим их далее.
Формальный подход к проведению внутреннего аудита систем менеджмента. Это обусловлено несколькими факторами: непонимание необходимости во внутренних аудитах; давление со стороны, в основном со стороны зарубежных партнеров, сложности работы систем банковского кредитования, условия жесткой конкуренции на рынке.
Изначально негативное отношение к аудитам. В сознании российских предпринимателей аудиты – это проверки, влекущие за собой в основном отрицательные последствия.
Резкое сужение круга обзора аудитов, ограничивающегося лишь аудитом финансов. Это связано с тем, что таковыми были первые формы аудита в России.
Нехватка высококвалифицированных внутренних аудиторов. Поскольку в РФ внутренний аудит является новшеством, специалистов недостаточно, подготовка и аттестация специалистов данного профиля остаётся на низком уровне, лишь с недавнего времени обучающие материалы и пособия переводятся на русский язык, переводятся не всегда корректно [4].
Это лишь основные проблемы и следует сказать, что проводится активная работа по их устранению. Во-первых, открываются обучающие центры подготовки и переподготовки специалистов по внутреннему аудиту. Во-вторых, проводится активная работа по разъяснению общих положений внутреннего аудита, в том числе, для руководящего звена. В-третьих, до сведения предпринимателей доводятся основные аспекты относительно целесообразности внедрения внутреннего аудита. Примерами таких аспектов для российских организаций можно назвать следующие: налаживание эффективного контроля за автономными подразделениями организации; выявление резервов производства и наиболее перспективных направлений развития; консультативные функции внутреннего аудита в отношении должностных лиц экономического, бухгалтерского и иных подразделений головной организации и дочерних компаний; повышение экологичности процессов на предприятии (ИСО 14000), повышение качества продукции (ИСО 9000), что особенно актуально для предприятий аграрного сектора и пищевых производств [3].
В качестве примеров практической деятельности в обсуждаемой сфере деятельности приведем мясокомбинат, расположенный в Москве, и агрофирму, находящуюся в Подмосковье.
1) После внедрения системы менеджмента качества и внутреннего аудита системы менеджмента качества, как одного из обязательных пунктов ИСО 9000, на московском мясокомбинате процессы управления стали много эффективнее, качество услуг заметно улучшилось, повысилась экологичность продукции. Основные положительные изменения:
- оптимизация процессов производства;
- постепенный рост качества продукции;
- рационализация использования ресурсной базы предприятия;
- уменьшение затрат на производство;
- налаживание эффективной системы управления качеством;
- расширение круга партнеров;
- увеличение спроса на продукцию.
Сейчас система менеджмента качества комбината продолжает успешно функционировать, чему способствует в первую очередь грамотно выстроенный внутренний аудит, а также правильно обозначенные цели проверки и корректировки.
2) Система экологического менеджмента на агрофирме Московской области все еще находится на стадии разработки, однако внутренний аудит уже функционирует и показывает положительные результаты, к которым относятся:
- выявление рисков, связанных с загрязнением окружающей среды;
- оптимизация производственных процесса;
- нормализация оборота экологической документации;
- снижение штрафов за негативное воздействие на окружающую среду;
- повышение качества продукции;
- увеличение круга партнеров;
- рост доверия населения (потребителей) к продукции;
- улучшение экологического управления.
Существующие на сегодняшний момент проблемы, связанные с внутренними аудитами, безусловно, не разрешатся в скором времени, однако популярность аудитов постоянно растет и это связано, прежде всего, с доказанной эффективной работой данного вида аудита, как элемента выявления и устранения недостатков системы управления. К тому же в условиях современного кризиса, обстоятельства дают возможность внутреннему аудиту «полностью раскрыться» и показать весь свой потенциал, что особенно востребовано сейчас в РФ [4].