Научно-технический прогресс ведет к созданию и развитию новейших технологий в различных сферах, в том числе и в логистике. Для того чтобы идти в ногу со временем и успешно существовать в жесткой конкурентной среде, предприятиям необходимо внедрение и использование инноваций, способствующих их эффективной работе и дальнейшему развитию. И система электронного документооборота не стала исключением. Данная система становится все более востребованной. Уже к 2014 году она получила широкое распространение и используется различными фирмами, несмотря на то, что она все еще развивается и находится на пути становления как целостная система. Например, РЖД внедряют системы, упрощающие схемы взаимодействия между грузоотправителем и перевозчиком, производится электронный обмен первичными учетными документами, заверенными электронной подписью; уже существует единая база данных, в которой хранятся заявки на перевозку в электронном виде. В Армении в грузовых транспортных средствах появилась возможность устанавливать контрольно-кассовые аппараты нового поколения, позволяющие при оптовой продаже товаров одного хозяйствующего субъекта выписывать электронные накладные другому прямо с машины. Генеральное таможенное управление при Федеральном министерстве финансов Германии планирует внедрить новую IT систему и перейти на безбумажный документооборот к 2021 году.
Система электронного документооборота (СЭД) появилась в России 20 лет назад. Сфера применения СЭД ограничивается вопросами, касающимися делопроизводства. В задачи системы входит не только регистрация бумажных документов, но и электронное согласование, электронные резолюции, электронные копии бумажных документов, контроль исполнительской дисциплины; появляются электронные регламенты.
Внедрение СЭД позволяет сократить расходы, связанные с закупкой бумаги и офисного печатающего оборудования, курьерской доставкой. Кроме того, документация собирается в электронной базе данных и потому необходимости хранения документов в бумажном виде нет.
На данный момент переход к новым технологиям не позволяет организациям полностью отказаться от бумажного документооборота, электронная цифровая подпись (ЭЦП) применяется лишь в отправках по территории России. Однако в будущем, при дальнейшем развитии и совершенствовании технических и нормативно-правовых баз, планируется использовать ЭЦП и при оформлении зарубежных отправок.
Переход на безбумажный документооборот – важный этап в развитии системы оперативной логистики. Применение компаниями ЭЦП позволяет сэкономить время и людские ресурсы, улучшить условия труда, минимизировать операционные риски.
В СЭД создание, передача и хранение документации осуществляется при помощи информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в структурированную информационную систему, предусматривающую возможность формировать и вести распределенную базу данных. Это не исключает применения бумажной документации, однако предпочтение отдается электронному документу, благодаря возможности его создания, корректировки и хранения в компьютере.
Отечественная система управления электронными документами (СУЭД) уже более десятка лет находится на пути своего развития. Только сейчас в России завершился этап автоматизации бумажного документооборота и начался новый – создание полноценных СЭД. Данные системы все более востребованы при поддержке управленческих процессов. В связи с возрастающими задачами автоматизации отечественным СУЭД требуются новые подходы и методологии работы с документами.
Как показывает опыт, у отечественной СЭД есть свои минусы: нет единой нормативной базы, общих стандартов, четкой регламентации функций, необходимых для решения задач. Перечисленные недостатки не позволяют дать объективную оценку качеству данных систем, препятствуют эффективному управлению в организациях на различных уровнях. Кроме того, СУЭД не отвечает требованиям международных стандартов, поэтому наши разработки не пользуются спросом за рубежом.
Лидирующее место в области стандартизации занимает Международная организация по стандартизации ISO (International Organization for Standardization). В настоящее время наиболее востребован стандарт ISO 15489-1:2001 (Information and documentation. Records management), а также пакет стандартов CMIS (Content Management Interoperability Services).
По мнению экспертов, ситуация в России в чем-то схожа с ситуацией на Западе: СЭД используются для более эффективного управления процессами внутри организации. Одновременно с тем следует отметить, что процессы комплексного внедрения СЭД западными компаниями начались намного раньше, технологически более развиты и подкреплены юридически, в то время как наши компании только начинают использовать эти тенденции, и отечественная практика сильно уступает зарубежной. Объясняется это тем, что практика глобальной экспансии за пределы СНГ ограничена для российских организаций. России, оглядываясь на опыт Запада, следует взять во внимание следующее: защита не должна по цене превышать возможные негативные последствия, во избежание которых она и предполагалась.
Ожидается, что логистическим организациям благодаря внедрению СЭД станет возможным создать единую систему работы с документами, упорядочить процессы документооборота, автоматизировать работу с входящими и исходящими документами, исключить транспортные затраты на доставку документации.
Конечно, переход на электронный документооборот в полной мере невозможен без регулирования на законодательном уровне. Для успешной практики в области применения СЭД необходимо создание государственных требований к СУЭД. Органы власти это понимают и уже предпринимают меры для решения существующих проблем: в 2014 году в части существующей нормативной правовой базы Минкомсвязи РФ разработан ряд правовых актов, которые проходят согласование.