Важность внедрения технологий электронного документооборота определяется не только задачей повышения качества работы отдельных органов власти. Без эффективно функционирующих внутриведомственных систем работы с документами невозможна автоматизация межведомственного обмена документами и построение порталов для взаимодействия с гражданами и хозяйствующими субъектами [4].
Автоматизация делопроизводства предполагает, что при регистрации бумажного документа он переводится в электронную форму, а дальнейшая работа ведется в основном с электронными регистрационными карточками и представлениями документов.
Применение такой технологии позволяет [2]:
– ускорить движение документов в подразделении;
– обеспечить своевременное рассмотрение документов;
– осуществлять эффективный контроль исполнения документов и принятия управленческих решений;
– повысить эффективность работы отдельных сотрудников и подразделения в целом;
– избавиться от множества копий бумажных документов;
– повысить обоснованность и качество принимаемых решений на основе предоставления исполнителю полной документационной базы.
Интенсивное применение технологий электронного документооборота возможно в следующих направлениях: организация электронного правительства; предоставление государственных услуг населению; регистрация и лицензирование; управление землепользованием; регистрация прав собственности на недвижимое имущество; обучение государственных служащих; проведение тендеров и конкурсов по государственным закупкам.
К новым технологиям работы с документами, реализующим концепцию электронного документооборота относятся: системы распознавания текстов, позволяющие перевести бумажные входящие документы в электронную форму; электронный аналог подписи; средства передачи данных; средства хранения электронной информации [1].
Взаимодействие перечисленных технологий позволяет повысить эффективность труда государственных и муниципальных служащих при работе с документами, создать в органе власти единое информационное пространство, интегрируя в информационный узел все документальные системы [5]. Интеграцию можно реализовать без потери качества работы с документами, с сохранением традиций российского делопроизводства.
Основными функциями системы электронного документооборота (СЭД) являются [4]: регистрация и ввод документов в систему; контроль исполнения документов и поручений; разработка маршрутов движения документов; поиск документов, в том числе контекстный; управление доступом к документам; использование электронно-цифровой подписи; подготовка отчетов по документообороту; рассылка документов по электронной почте; автоматизация хранения и списания документов в архив.
Мероприятия по внедрению системы электронного документооборота существенным образом могут изменить работу органов власти и управления. Поэтому, перед развертыванием системы электронного документооборота, нужно оценить готовность к применению новых информационных технологий во всех затрагиваемых подразделениях органа власти и управления. Внедрение СЭД в органы государственной власти и местного самоуправления требует наличия: технических возможностей перевода бумажных документов в электронную форму; готовности руководителей к использованию электронных аналогов подписи на документе; технических средств, соответствующих внедряемой системе электронного документооборота; автоматизированной системы делопроизводства, использующей программное обеспечение, допускающее переход к электронному документообороту.
Запуск системы электронного документооборота предполагает не только установку оборудования и настройку программного обеспечения, но и проведения реструктурирования бизнес-процессов учреждения и переподготовку служащих.
Организация электронного документооборота в системе государственного и муниципального управления предполагает [7]:
– разработку стратегии развития инфраструктуры электронного документооборота в органах власти на федеральном, региональном и муниципальном уровнях;
– организационное, правовое, технологическое обеспечение электронного документооборота в органах власти и управления;
– оценку временных и ресурсных показателей развития инфраструктуры электронного документооборота;
– выбор стандартов обмена информацией для систем электронного документооборота;
– предложения по координации использования стандартов документооборота на федеральном, региональном и муниципальном уровне;
– создание межведомственных организационно-административных механизмов управления развитием инфраструктуры электронного документооборота в органах власти [3, 6];
– обеспечения информационной безопасности электронного документооборота в органах власти на всех уровнях управления.
Для успешного перехода к СЭД необходимо предварительное внедрение систем автоматизированного делопроизводства и средств организации коллективной работы по подготовке документов. Это позволит не только облегчить технологическое внедрение электронного документооборота, но и познакомит служащих с понятием электронного документа, функциями пересылки и контроля исполнения документов.