Сетевое издание

Международный студенческий научный вестник

ISSN 2409-529X

Современный этап государственного управления характеризуется достаточно активной политикой цифровизации и активной трансформацией всего механизма управления и инструментов его осуществления. Документооборот не обошла стороной подобная тенденция, и сейчас использование систем электронного документооборота является необходимым условием обеспечения реализации эффективной государственной деятельности. Особую роль в подобного рода трансформациях занимает система межведомственного взаимодействия на основе СЭД.

В качестве примера внедрения и развития системы электронного межведомственного взаимодействия и документооборота (МЭДО) региональных органов власти стоит рассмотреть опыт Ростовской области, как одного из самых передовых в технологическом развитии регионе. Формирование цифрового Правительства и системы МЭДО в регионе берет начало в 2010 году и является актуальным по сей день.

В Ростовской области основательно подошли к использованию системы электронного документооборота, разработанной компанией ЭОС – система электронного межведомственного взаимодействия и делопроизводства «Дело», а также системы хранения электронных документов в ведомственных архивах. Это значительно упростило и ускорило процессы работы с документацией в организациях и ведомствах региона, повысив их эффективность и надежность. В настоящее время регион реализует ряд пилотных проектов в рамках развития электронного документооборота, среди которых наиболее примечательным является развитие МЭДО архивного хранения подлинников электронных документов (на базе системы «Архивное дело») [1, с. 26]. Однако стоит рассмотреть процесс развития МЭДО в Ростовской области более детально.

Внедрение системы электронного взаимодействия между ведомствами региона активно начало свою реализацию в 2012 году. Тогда, в рамках Положения о межведомственном электронном документообороте, утвержденным Правительством Ростовской области, активизировались работы по модернизации и технологизации региональной СЭД [2].

Для реализации направлений положения Министерством информационных технологий и связи был проведен комплексный анализ соответствования требованиям системы ЭДО «Дело» для организации электронного межведомственного взаимодействия. В том же году Правительство Ростовской области приняло решение о внедрение в системы ЭДО региона Сервера проверки ЭЦП с возможностью подключения от 1000 пользователей и более. Еще в тот момент регион стал одним из первых, кто встал на пути реализации внедрения современного МЭДО как инструмента эффективного взаимодействия между органами власти субъекта федерации, органами местного самоуправления и структурными подразделениями федеральных территориальных органов власти. Следующим передовым решением стало создание и доработка в 2013 году мобильной версии кабинета межведомственного электронного кабинета руководителя и кабинетов основных специалистов подразделений. Целью мобильной адаптации личного кабинета являлось обеспечение мобильности руководящего состава и выстраивания гибкой системы управления электронной документацией между ведомствами и подразделениями органов региона. Так, в 2014 году развитие системы «Дело» в рамках межведомственного взаимодействия способствовало подключению органов ЗАГС, МФЦ и УЗСН, увеличив тем самым количество пользователей с 2000 до 4100. Однако развитие МЭДО в регионе на этом не остановилось. 2016 и 2017 годы связаны с прорывом Ростовской области в сфере обеспечения электронного межведомственного взаимодействия. Количество пользователей рекордно увеличилось до 10 тысяч человек [3].

В 2019 году министерство информационных технологий и связи Ростовской области в рамках развития региональной системы ЭДО «Дело» подключило более 170 подведомственных организаций министерства общего и профессионального образования региона. С того момента передача всех документов осуществляется между учреждениями в электронном формате, без дублирования на бумажных носителях. Что касается согласования документации, оно также полностью перешло в электронный вид в рамках развития МЭДО «Дело». Отсюда СЭД «Дело» охватывает все муниципальные и региональные органы власти во всех 463 муниципальных образованиях региона, а также подведомственные им структуры и учреждения, в том числе образовательные организации, медицинские учреждения [4]. Выражая это в цифрах: на 2019 год около 17000 зарегистрированных пользователей в СЭД «Дело», среди которых 15477 сотрудников и около 2,5 тысяч организаций.

В данный момент Ростовская область считается лидером в развитии МЭДО, так как она первая успешно внедрила и расширила систему электронного межведомственного взаимодействия. Организация архивного дела на базе системы МЭДО СЭД «Дело», которая разработана одним из крупнейших поставщиков программного обеспечения в РФ – компанией ЭОС, является не единственным на текущий момент пилотным проектом. В регионе активно проводится осуществление внедрения нового блока СЭД, который предоставляет множество расширенных функций пользователям. Это является вторым по счету модулем за текущий год, который значительно расширил функционал региональной системы «Дело». Ранее в том же году область начала активное внедрение и развитие плагина для СЭД «Аналитика и визуализация отчетности. По своему внутреннему устройству этот плагин представляет собой полнофункциональную подсистему аналитики, которая использует базы данных СЭД «Дело» для формирования отчетности в виде интерактивных графиков, таблиц, диаграмм. Внедрение данного плагина позволило значительно улучшить процесс анализа и визуализации данных, что способствовало принятию более обоснованных управленческих решений. Отсюда, ведомства получили возможность оперативно отслеживать ключевые показатели и эффективно управлять текущими и оперативными процессами управления. Разработка и внедрение плагина "Аналитика и визуализация отчетности" стало еще одним шагом к цифровизации и оптимизации работы органов власти региона. На данный момент количество пользователей системы МЭДО составляет около 17000 сотрудников и более 3000 организаций по всему региону [5].

Общую динамику развития системы электронного межведомственного взаимодействия СЭД «Дело» в Ростовской области возможно представить следующим образом (Рис. 1).

Рис. 1 Динамика числа пользователей, использующих систему МЭДО в Ростовской области.

Исходя из данных, можно сделать вывод о том, что развитие системы МЭДО в рамках электронного межведомственного взаимодействия и электронного документооборота в Ростовской области является не просто тенденцией к технологизации государственного и муниципального управления, а целенаправленным развитием всего государственного и муниципального сектора с целью улучшения управленческих процессов, организации документооборота, сокращения временных, кадровых и иных затрат на осуществление организации потока данных между ведомствами, бизнесом, учреждениями, организациями и органами власти различных уровней. Стремительная интеграция большого количества участников системы ЭДО «Дело» позволяет региону оставаться лидером в цифровизации государственного и муниципального управления, а также автоматизировать большую часть рутиной работы, тем самым, оптимизировав управленческие процессы на новом, технологическом уровне.

Таким образом, Ростовская область в рамках внедрения и развития электронного межведомственного взаимодействия системы «Дело» демонстрирует передовую позицию. Значительный рост развития межведомственного взаимодействия пришелся на период 2014-2016 года, когда внедрение пилотных проектов и новых разработок для системы ЭДО региона послужило отправной точкой для технологического взлета организации межведомственного электронного документооборота. В настоящий момент, область демонстрирует высокие темпы технологизации электронного взаимодействия и, как показывает опыт развития МЭДО в регионе, остается одним из лидеров Российской Федерации по значительному вкладу в развитие цифровой среды государственного управления.