Сетевое издание

Международный студенческий научный вестник

ISSN 2409-529X

Введение. Современное общество в целом стало очень сложным и динамичным, что повлияло на необходимость заранее предвидеть пути и результаты этого развития. Как следствие, компании, чтобы соответствовать ожиданиям клиентов (наличных и потенциальных), постоянно ищут способы повышения своей конкурентоспособности путем объединения информации и создания эффективных баз данных, содержащих учетную информацию для организации в целом и клиентов в частности. В связи с тем, что объем использования информации постоянно растет, растет и необходимость поиска путей и средств более эффективного использования информации и одним из результатов таких поисков, являются прикладные информационные технологии. Уже сейчас они применяются в самых разных сферах деятельности – науке, промышленности, торговле, образовании, медицине, туризме, финансовом деле и т.д. Их применение приводит к снижению трудоемкости использования информационных ресурсов, к которым относятся программы, документы, графические изображения, видео и т.д.

Цель исследования — оценить преимущества и недостатки процесса внедрения и развития информационных ресурсов в сфере организации и автоматизации работы предприятия.

Материал и методы исследования

В ходе исследования, были проанализированы научные работы отечественных и зарубежных ученых, был проведен анализ истории становления электронной коммерции и проблемы, связанные с ее внедрением в бизнес процессы на каждом этапе развития.

Результаты исследования и их обсуждение

Исследователи под понятием информационной системы в узком смысле можно понимать перечень компонентов, а именно базы данных, системы управления базами данных, прикладные программные продукты специального назначения. В данном аспекте информационная система рассматривается как программно-аппаратный комплекс, предназначенный для автоматизации отдельных видов функционала сотрудников предприятия. Во ином случае это совокупность персонала, разного обеспечения, информационных технологий, используемая для своевременного обеспечения сотрудников нужной управленческой информацией. В этом смысле часто используется понятие информационно-поисковой системы, предназначенной для накопления, обработки и информации определенной области знаний в зависимости от запросов пользователей и требований сотрудников [3, c. 132]. С помощью таких систем осуществляется хранение, ввод и выдача нужной информации пользователю без ее существенных преобразований. Это могут быть информационные системы бронирования мест в отелях, предварительной продажи билетов, библиотечного обслуживания и т.д.

Свойства и возможности информационных систем зависят от структуры информации, причем данные должны быть структурированы в виде определенной базы данных. Не структурированность данных значительно ограничивает способности автоматизированной обработки информации. Во избежание этого нужно устранить неоднозначности в записи данных, а также сформулировать определенные договоренности относительно способов представления данных в информационной системе. Следует отметить, что информационные системы имеют определенные отличия от обычных компьютерных программ. По мнению В. Петрова, отличия состоят в функциональных возможностях и способах реализации. В то же время, все информационные системы обладают определенным перечнем одинаковых свойств:

- назначение информационных систем, прежде всего, состоит в сборе, хранении и обработке информации;

­ информационные системы в большей степени для конечных пользователей, которые обладают начальными умениями работы за компьютером и часто отличаются низкой степенью владения информационными технологиями;

­ целью любой информационной системы является обработка информации и выдача ее пользователю в зависимости от его информационных потребностей;

­ в свойствах информационных систем зависят от структуры, обрабатываемой и хранящейся в них информации [2, с. 6].

Следует заметить, что в связи с стремительным развитием информационных технологий во всех областях деятельности и появлением достаточного количества новых методологических подходов к проектированию, разработке, внедрению и оценке эффективности автоматизированных информационных систем управления, сегодня по-другому расцениваются требования к функциональным возможностям комплексных систем, к интеграции разных компонентов. В силу того, что вопросами построения информационных системы обычно занимались специалисты в области информационных технологий, до недавнего времени такие задачи воспринимались технической и технологической точкой зрения. В данном случае под информационными технологиями понимается совокупность методов, производственных и программно-технологических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распространение информации. С учетом опыта последних лет можно сказать, что эта задача является более методологической или концептуальной, где одних знаний в области прикладных информационных технологий недостаточно. На последующих этапах разработки информационных систем сложность и трудоемкость определяются по мере развития самой информационной промышленности, то есть относительно низкими.

На предприятии использование информационных систем позволяет создать автоматизированное рабочее место (АРМ), под которым понимается комплекс техническо-программных средств, предназначенный для автоматизации профессиональной деятельности сотрудников организации или предприятия. АРМ обеспечивает создание, редактирование, поиск необходимых документов, вывод на печать или монитор.

Автоматизированные рабочие места, созданные для работников, работающих в сфере организационного управления, довольно распространенным явлением. Хранение и обработка кадровой и другой информации в автоматизированном режиме позволяет эффективно осуществлять подбор сотрудников, их перевод на другой участок или филиал, оперативно начислять заработную плату, формировать экономические отчеты. Их основное предназначение состоит в децентрализованной обработке информации на рабочих местах с использованием собственных баз данных. При этом допускается одновременное внедрение локальных сетей, а время от времени и глобальных сетей с массивными серверами. В настоящее время во многих организациях реализуется принцип распределения систем управления, где информация обрабатывается иерархически в зависимости от привилегий доступа. В то же время большая часть данных, полученных при обработке результатов, хранится на удаленных или локальных базах данных [1].

Структура АРМ состоит из технической, информационной, программной и организационной подсистем [4, с. 116]. К информационной подсистеме можно отнести информацию о массивах данных, хранящихся в локальных БД и системе управления базами данных. Программное обеспечение содержит системные файлы, утилиты, прикладные программы общего назначения, совокупность приложений, выполненные по принципам модульности и ориентированные на решение отдельного класса задач автоматизации рабочего места. Организационное обеспечение предназначено для организации деятельности предприятия, его развития, осуществления подготовки кадров, планирования функциональных обязанностей сотрудников, контроль за их работой и результативностью предприятия, регулирование управленческих процессов на основе анализа их эффективности, оформление инструкции для пользователей в виде нормативных документов.

Использование автоматизированного рабочего месяца менеджером, торговым представителем и т.п. позволяет получить следующие преимущества:

­ адаптация возможностей АРМ к требованиям пользователя;

­ удобство работы с информацией, хранящейся в одном месте;

­ относительно невысокие требования к аппаратному обеспечению;

­ относительно простое техническое обслуживание;

­ обычно использование автоматизированных рабочих мест предполагает ориентированность программного средства на возможности пользователя, не владеющего ИКТ на должном уровне;

­ локализация ПО позволяет обеспечить длительное хранение результатов и быструю обработку данных.

Среди информационных систем по работе с клиентами наиболее действенным и перспективным инструментом являются системы стандарта CRM (Customer Relationship Management). CRM-систему можно определить в виде определенного перечня подсистем, позволяющих собирать информацию о клиентах, хранить и обрабатывать ее, делать определенные выводы на базе этой информации, экспортировать ее в другие приложения или просто при необходимости предоставлять эту информацию в удобном виде.

По своей сути такие системы обеспечивают специфический подход к ведению бизнеса, при котором в центр деятельности компании ставится клиент. Функциональные возможности системы направлены на создание базы клиентов, которую можно использовать в качестве конкурентного преимущества предприятия. При внедрении CRM-систем как программного продукта автоматизации процессов на его основе компании получают прямые и косвенные эффекты, получаемые посредством поддержки существующей бизнес-модели. Для совершенствования отношений с клиентами необходима активность участвующих в процессе продажи сотрудников, чтобы не только заинтересовать клиента ассортиментом товаров, предложенным предприятием, но и завязать с ним долговременные отношения.

Выводы. Проведенное исследование позволяет утверждать, что, современные информационные системы предназначены для хранения, поиска и обработки информации. Внедрение информационных систем на предприятиях, государственных и частных предполагает автоматизацию отдельных процессов, связанных с ведением учета определенной сферы деятельности. Одним из распространенных видов информационных систем, предназначенных для работы с клиентами, являются CRM-системы, которые позволяют создать автоматизированные рабочие места и минимизировать определенные человеческие факторы (введение дополнительного контроля, ускорение процесса, уменьшение возможных ошибок и т.п).