Интенсивное применение технологий электронного документооборота возможно в следующих направлениях: организация электронного правительства; предоставление государственных услуг населению; регистрация и лицензирование; управление землепользованием; регистрация прав собственности на недвижимое имущество; обучение государственных служащих; проведение тендеров и конкурсов по государственным закупкам [3, 6].
К новым технологиям работы с документами, реализующим концепцию электронного документооборота относятся: системы распознавания текстов, позволяющие перевести бумажные входящие документы в электронную форму; электронный аналог подписи; средства передачи данных; средства хранения электронной информации [1, 2].
Взаимодействие перечисленных технологий позволяет повысить эффективность труда государственных и муниципальных служащих при работе с документами, создать в органе власти единое информационное пространство, интегрируя в информационный узел все документальные системы [5, 7]. Интеграцию можно реализовать без потери качества работы с документами, с сохранением традиций российского делопроизводства.
Безбумажный документооборот, как элемент электронного правительства, сделал регистрацию, подготовку и утверждение документов в органах власти г. Таганрога более оперативными, сократил затраты на бумагу и копировальные принадлежности, исключил возможность потери документов. В любой момент можно получить полную информацию о местонахождении документа, отследить этапы его рассмотрения и исполнения. Из 900–950 ежедневных писем лишь 50–60 поступают в администрацию г. Таганрога на бумажных носителях, как правило, от организаций, не участвующих в системе [8].
Однако внедрение любой новой технологии – процесс сложный. Помимо организационных, экономических и технических проблем перед сотрудниками отдела информационно-коммуникационных технологий администрации г. Таганрога была поставлена задача по подготовке и обучению персонала. На сегодняшний день помимо всех сотрудников администрации подключены к системе и муниципальные предприятия и учреждения. В Таганроге работает более 800 активных пользователей. К началу 2016 года количество пользователей увеличилось: участниками системы стали многие таганрогские школы и детские сады. В будущем планируется все муниципальные организаций Таганрога объединить в единое информационное пространство.
Таким образом, важность внедрения технологий электронного документооборота определяется не только задачей повышения качества работы отдельных органов власти [4]. Без эффективно функционирующих внутриведомственных систем работы с документами невозможна автоматизация межведомственного обмена документами и построение порталов для взаимодействия с гражданами и хозяйствующими субъектами.