Корпоративные информационные системы стали одним из главных компонентов для успешного управления крупным бизнесом. КИС помогает в реализации основных и вспомогательных бизнес-процессов предприятия.
При внедрении КИС возникает большое количество проблем, поэтому не все такие проекты завершаются успешно. На первом же этапе предприятие сталкивается с задачей выбора КИС. Естественно, что все хотят приобрести надежную, с достаточной функциональностью и приемлемую по цене КИС. Руководителю необходима такая система, которая поможет минимизировать затраты, повысить эффективность управления, осуществлять контроль процессов, работу сотрудников, вести документооборот и выполнять многие другие управленческие функции.
Процесс выбора КИС требует специальных знаний и значительного опыта работы в этой области бизнес-технологий, без помощи специализированных консультантов предприятие не может в полной мере понять, какая из КИС подходит в большей степени, так как достаточно много и российских (1С, Галактика, Парус и др.) и зарубежных (SAP, Oracle, Baan, Microsoft Dynamics AX) разработок.
Для начала предприятию необходимо определить объем денежных средств, которые оно готово выделить на внедрение КИС, при этом не забывать, что стоимость ПО – это только треть, а возможно и меньшая часть стоимости установки КИС. Можно выделить несколько составляющих стоимости системы: цена лицензии на несколько рабочих мест, цена консалтинга, внедрения и сопровождения информационной системы, цена обучения пользователей.
Основная причина возможного провала проекта – отсутствие четко обозначенных целей внедрения. Это повышает сроки и бюджет проекта, является причиной того, что КИС не эффективно функционирует на предприятии. Для этого команда консультантов в тесной координации с управленцами данного предприятия должны обозначить для чего необходимо внедрение КИС, каких целей бизнеса, а следовательно, и целей внедрения хочет добиться предприятие, определить его текущие и перспективные возможности и что для этого может дать система, какое влияние она способна оказать на результаты деятельности предприятия.
Следует обратить внимание на отзывы и репутацию системы, количество ее успешных внедрений, на фирму-разработчика, время ее работы на рынке КИС. Но некоторые новички на рынке тоже могут предложить интересные решения, основанные на современных технологиях по приемлемой цене.
Не менее важным аспектом является гибкость и открытость корпоративной информационной системы, возможность изменения настроек при изменении законодательства, разноязычный интерфейс, работа с несколькими валютами и ее интеграция с другими программными продуктами. Руководитель предприятия должен узнать у консультанта о необходимой функциональности предложенных КИС и возможностях доработки, создания необходимых компонентов (форм, отчетов).
Не будет лишним установить на предприятии демо-версии предложенных информационных систем для сравнения, оценить интерфейс, быстродействие системы. При выборе зарубежной КИС стоит обратить внимание на качество русификации (привычность и ясность терминологии) и качество локализации (соответствие особенностям российской экономики и законодательства).
Перед предприятием стоит еще одна более сложная задача – выбор компании – системного интегратора. Чтобы IT-проект имел наиболее успешный результат, предприятие прибегает к помощи компании-системного интегратора. Она берет на себя ответственность за выполнение проекта, делает все необходимое для его успешного завершения: выполняет большой комплекс работ от обследования объекта предприятия заказчика до отладки системы, поддержки ее эксплуатации и информационного обслуживания.
При выборе компании-системного интегратора необходимо оценивать ее по тому, насколько реализуемый проект будет эффективным, будет ли он выполнен в установленные сроки, в пределах бюджета и с заявленным качеством.
Основным критерием для выбора компании-системного интегратора является его квалификация, которая подтверждается лицензиями и сертификацией самой компании и отдельных ее сотрудников, специалистов. Необходимо узнать об опыте работы компании-системного интегратора, участии в аналогичных проектах. Изучить отзывы и рекомендательные письма других предприятий-заказчиков. Одним из основных показателей при оценке деятельности интегратора является объем успешно реализованных проектов.
Послужит гарантией успешной реализации проекта выбор компании-системного интегратора из списка, предлагаемого поставщиком выбранной предприятием КИС. Эти компании работают с разработчиками в рамках партнёрского соглашения, что подтверждает их подготовленность и квалификацию в решении вопросов внедрения КИС.
Следует обратить внимание и на команду проекта, на их профессиональные навыки, их личные качества, уровень организованности, открытость и честность, умение работать в коллективе, взаимодополнять друг друга.
Причиной выбора того или иного системного интегратора может стать и существование системы обучения сотрудников предприятия-заказчика. Ни одна корпоративная система не может работать без сотрудников. Очень важно, чтобы компания-системный интегратор своевременно и качественно обучила персонал эксплуатировать и обслуживать корпоративную информационную систему.
Необходимым условием является правильное ведение документации по проекту компанией-системным интегратором: договорная, эксплуатационная документация, соответствующие отчеты по проделанной работе со всеми необходимыми данными.
Выбор подходящей корпоративной информационной системы для конкретного предприятия является первой задачей, с которой сталкивается предприятие при внедрении. Правильно выбранная компания-системного интегратора оградит заказчика от возможных проблем, связанных с эксплуатацией корпоративной информационной системы, в будущем таких, как необходимость обновления КИС, адаптации к изменяющимся условиям деятельности предприятия, интеграция с другими программными продуктами и других.